Les employeurs traitent beaucoup de données sur leurs employés au fil du temps. Toutes ces données sont stockées dans un dossier personnel. Ce fichier contient des données personnelles importantes et, pour cette raison, il est essentiel que cela soit fait de manière sécurisée et correcte. Combien de temps les employeurs sont-ils autorisés (ou, dans certains cas, tenus) à conserver ces données ? Dans ce blog, vous pouvez en savoir plus sur la durée légale de conservation des dossiers du personnel et sur la manière de la gérer.
Qu'est-ce qu'un dossier personnel ?
Comme mentionné ci-dessus, un employeur doit souvent gérer les données personnelles de ses employés. Ces données doivent être correctement stockées puis détruites. Cela se fait par le biais d'un dossier personnel. Cela inclut le nom et l'adresse des employés, les contrats de travail, les rapports de performance, etc. Ces données doivent être conformes aux exigences de la réglementation AVG et doivent être conservées pendant un certain temps.
(Si vous voulez savoir si votre dossier personnel répond aux exigences de l'AVG, consultez notre liste de contrôle AVG dossier personnel ici)
Conservation des données des employés
L'AVG ne donne pas de durées de conservation spécifiques pour les données personnelles. Il n'y a pas de réponse simple à la durée de conservation d'un dossier personnel, car il se compose de différents types de données (personnelles). Une durée de conservation différente s'applique à chaque catégorie de données. Cela affecte également si la personne est toujours un employé ou si elle a quitté son emploi.
Catégories de durées de conservation
Comme indiqué ci-dessus, il existe différentes durées de conservation liées à la conservation des données personnelles dans un dossier personnel. Il y a deux critères à considérer, à savoir si un employé est toujours employé ou a quitté son emploi. Ce qui suit montre quand certaines données doivent être détruites, ou plutôt conservées.
Dossier personnel actuel
Aucune période de conservation fixe n'est fixée pour les données contenues dans un dossier personnel en cours d'un employé qui est toujours employé. L'AVG impose uniquement aux employeurs l'obligation de tenir les dossiers du personnel « à jour ». Cela signifie que l'employeur lui-même est tenu de fixer un délai pour l'examen périodique des dossiers du personnel et la destruction des données périmées.
Détails de l'application
Les données de candidature relatives à un candidat non embauché doivent être détruites dans un délai maximum de 4 semaines après la fin de la procédure de candidature. Les données telles qu'une lettre de motivation ou de candidature, un CV, une déclaration sur le comportement, la correspondance avec le candidat entrent dans cette catégorie. Avec l'accord du demandeur, il est possible de conserver les données pendant environ 1 an.
Processus de réintégration
Lorsqu'un salarié a terminé un processus de réintégration et réintègre son emploi, une période de rétention maximale de 2 ans après la fin de la réintégration s'applique. Il existe une exception lorsque l'employeur est auto-assureur. Dans cette situation, une période de conservation de 5 ans s'applique.
Maximum 2 ans après la fin de l'emploi
Après le départ d'un employé, la majeure partie des données (personnelles) du dossier personnel est soumise à une période de conservation pouvant aller jusqu'à 2 ans.
Cette catégorie comprend:
- Contrats de travail et leurs avenants ;
- Correspondance relative à la démission ;
- Rapports d'évaluations et d'examens de performance ;
- Correspondance liée à la promotion/rétrogradation ;
- Correspondance sur la maladie de l'UWV et du médecin de l'entreprise ;
- Rapports liés à la loi sur l'amélioration du gardien ;
- Accords sur l'adhésion au Comité d'Entreprise ;
- Copie du certificat.
Au moins 5 ans après la fin de l'emploi
Certaines données du dossier personnel sont soumises à une durée de conservation de 5 ans. L'employeur est donc tenu de conserver ces données pendant une durée de 5 ans après le départ du salarié. Ce sont les données suivantes :
- Relevés de charges sociales ;
- Copie de la pièce d'identité de l'employé ;
- Données sur l'ethnicité et l'origine ;
- Données relatives aux charges sociales.
Ces données doivent donc être conservées pendant au moins cinq ans, même si elles sont remplacées par de nouvelles mentions dans le dossier personnel.
Au moins 7 ans après la fin de l'emploi
Ensuite, l'employeur a également une « obligation de retenue fiscale ». Cela oblige l'employeur à conserver tous les registres de base pendant une période de 7 ans. Cela inclut donc les données de base, les saisies sur salaire, les registres de paie et les accords salariaux.
Période de conservation expirée ?
Lorsqu'une durée maximale de conservation des données d'un dossier personnel a expiré, l'employeur ne peut plus utiliser les données. Ces données doivent ensuite être détruites.
Lorsqu'une période de conservation minimale a expiré, l'employeur Au cours de cette réunion, Matthew a obtenu de précieux conseils et Linda lui a demandé de la tenir au courant de ses progrès. détruire ces données. Une exception s'applique lorsqu'une période de conservation minimale a expiré et que l'employé demande la destruction des données.
Vous avez des questions sur les durées de conservation des dossiers du personnel ou sur les durées de conservation d'autres données ? Si oui, s'il vous plaît contactez-nous. Notre avocats du travail se fera un plaisir de vous aider !