Conditions générales d'achat : B2B

En tant qu'entrepreneur, vous concluez régulièrement des accords. Aussi avec d'autres entreprises. Les conditions générales font souvent partie de l'accord. Les conditions générales régissent les sujets (juridiques) qui sont importants dans chaque accord, tels que les conditions de paiement et les obligations. Si, en tant qu'entrepreneur, vous achetez des biens et/ou des services, vous pouvez également disposer d'un ensemble de conditions générales d'achat. Si vous ne les avez pas, vous pouvez envisager de les rédiger. Un avocat de Law & More se fera un plaisir de vous aider avec cela. Ce blog discutera des aspects les plus importants des conditions générales d'achat et mettra en évidence certaines conditions pour des secteurs spécifiques. Dans notre blog »Conditions générales : ce qu'il faut savoir à leur sujet» vous pouvez lire des informations plus génériques sur les conditions générales et des informations qui intéressent les consommateurs ou les entreprises qui se concentrent sur les consommateurs.

Conditions générales d'achat : B2B

Quelles sont les conditions générales ?

Les conditions générales contiennent souvent des stipulations standard qui peuvent être réutilisées pour chaque contrat. Dans le contrat lui-même, les parties conviennent de ce qu'elles attendent exactement l'une de l'autre : les accords de base. Chaque contrat est différent. Les conditions générales fixent les conditions préalables. Les conditions générales sont destinées à être utilisées encore et encore. Vous les utilisez si vous concluez régulièrement le même type d'accord ou si vous pouvez le faire. Les conditions générales facilitent grandement la conclusion de nouveaux contrats, car un certain nombre de sujets (standards) ne doivent pas être définis à chaque fois. Les conditions d'achat sont les conditions qui s'appliquent à l'achat de biens et de services. C'est un concept très large. Les conditions d'achat se retrouvent donc dans toutes sortes de secteurs tels que l'industrie de la construction, le secteur de la santé et d'autres secteurs des services. Si vous êtes actif sur le marché de détail, l'achat sera à l'ordre du jour. Selon le type d'activité exercée, des conditions générales appropriées doivent être établies.

Lors de l'utilisation des conditions générales, deux aspects sont d'une grande importance : 1) quand les conditions générales peuvent-elles être invoquées, et 2) qu'est-ce qui peut et ne peut pas être réglementé dans les conditions générales ?

Invoquer vos propres conditions générales

En cas de conflit avec le fournisseur, vous pouvez vous fier à vos conditions générales d'achat. Que vous puissiez réellement compter sur eux dépend d'un certain nombre d'aspects. Tout d'abord, les conditions générales doivent être déclarées applicables. Comment les déclarer applicables ? En indiquant dans la demande de devis, la commande ou le bon de commande ou dans le contrat que vous déclarez vos conditions générales d'achat applicables au contrat. Par exemple, vous pouvez inclure la phrase suivante : « Les conditions générales d'achat de [nom de l'entreprise] s'appliquent à tous nos accords ». Si vous traitez différents types d'achats, par exemple à la fois l'achat de biens et la sous-traitance de travaux, et que vous travaillez avec des conditions générales différentes, vous devez également indiquer clairement quel ensemble de conditions vous déclarez applicable.

Deuxièmement, vos conditions générales d'achat doivent être acceptées par votre partenaire commercial. La situation idéale est que cela se fasse par écrit, mais ce n'est pas nécessaire pour que les conditions soient applicables. Les conditions peuvent également être acceptées tacitement, par exemple, parce que le fournisseur n'a pas protesté contre la déclaration d'applicabilité de vos conditions générales d'achat et conclut ensuite le contrat avec vous.

Enfin, l'utilisateur des conditions générales d'achat, c'est-à-dire vous en tant qu'acheteur, avez un devoir d'information (article 6:233 sous b du Code civil néerlandais). Cette obligation est remplie si les conditions générales d'achat ont été remises au fournisseur avant ou à la conclusion du contrat. Si la remise des conditions générales d'achat avant ou au moment de la conclusion du contrat est pas raisonnablement possible, l'obligation d'information peut être remplie d'une autre manière. Dans ce cas, il suffit d'indiquer que les conditions sont disponibles pour consultation au bureau de l'utilisateur ou à une chambre de commerce indiquée par lui ou qu'elles ont été déposées au greffe du tribunal, et qu'elles seront envoyées sur demande. Cette déclaration doit être faite avant la conclusion du contrat. Le fait que la livraison ne soit pas raisonnablement possible ne peut être présumé que dans des cas exceptionnels.

La livraison peut également avoir lieu par voie électronique. Dans ce cas, les mêmes exigences s'appliquent que pour le transfert physique. Dans ce cas, les conditions d'achat doivent être mises à disposition avant ou au moment de la conclusion du contrat, de manière à ce que le fournisseur puisse les conserver et qu'elles soient accessibles pour référence future. Si c'est pas raisonnablement possible, le fournisseur doit être informé préalablement à la conclusion du contrat lorsque les conditions peuvent être consultées par voie électronique et qu'elles seront transmises par voie électronique ou autrement sur demande. Notez que: si le contrat n'est pas conclu par voie électronique, le consentement du fournisseur est requis pour que les conditions générales d'achat soient mises à disposition par voie électronique !

Si l'obligation d'information n'a pas été remplie, vous ne pourrez peut-être pas invoquer une clause des conditions générales. La clause est alors annulable. Une contrepartie importante ne peut invoquer la nullité pour manquement à l'obligation d'information. L'autre partie peut toutefois invoquer le caractère raisonnable et équitable. Cela signifie que l'autre partie peut faire valoir qu'une disposition de vos conditions générales d'achat est inacceptable au regard de la norme susmentionnée.

Bataille de formes

Si vous déclarez vos conditions générales d'achat applicables, il peut arriver que le fournisseur rejette l'applicabilité de vos conditions et déclare ses propres conditions générales de livraison applicables. Cette situation est appelée « bataille des formes » dans le jargon juridique. Aux Pays-Bas, la règle principale est que les conditions visées s'appliquent en premier. Vous devez donc vous assurer de déclarer vos conditions générales d'achat applicables et de les remettre dans les meilleurs délais. Les conditions peuvent être déclarées applicables dès la demande d'offre. Si le fournisseur ne rejette pas explicitement vos conditions lors de l'offre, vos conditions générales d'achat s'appliquent. Si le fournisseur inclut ses propres conditions générales dans le devis (offre) et rejette explicitement la vôtre et que vous acceptez l'offre, vous devez à nouveau vous référer à vos conditions d'achat et rejeter explicitement celles du fournisseur. Si vous ne les refusez pas explicitement, un accord sera tout de même établi auquel s'appliqueront les conditions générales de vente du fournisseur ! Il est donc important que vous indiquiez au fournisseur que vous ne souhaitez être d'accord que si vos conditions générales d'achat s'appliquent. Afin de réduire les chances de discussions, il est préférable d'inclure le fait que les conditions générales d'achat s'appliquent dans le contrat lui-même.

Accord international

Ce qui précède peut ne pas s'appliquer s'il existe un contrat de vente international. Dans ce cas, le tribunal devra peut-être examiner la Convention de Vienne sur les ventes. Dans cette convention, la "règle du knock-out" s'applique. La règle principale est que le contrat est conclu et que les dispositions des conditions générales convenues font partie du contrat. Les dispositions des deux conditions générales qui sont en conflit ne font pas partie du contrat. Les parties doivent donc s'arranger au sujet des dispositions contraires.

Liberté contractuelle et restrictions

Le droit des contrats est régi par le principe de la liberté contractuelle. Cela signifie que vous êtes non seulement libre de décider avec quel fournisseur vous concluez un contrat, mais aussi sur quoi exactement vous êtes d'accord avec cette partie. Cependant, tout ne peut pas être défini dans les conditions sans limitation. La loi stipule également que et quand les conditions générales peuvent être « invalides ». De cette façon, les consommateurs bénéficient d'une protection supplémentaire. Parfois, les entrepreneurs peuvent également invoquer les règles de protection. C'est ce qu'on appelle l'action réflexe. Il s'agit généralement de petites contreparties. Il s'agit par exemple de personnes physiques agissant dans l'exercice d'une profession ou d'une entreprise, comme un boulanger local. Cela dépend des circonstances spécifiques si une telle partie peut se prévaloir des règles de protection. En tant qu'acheteur, vous n'êtes pas obligé d'en tenir compte dans vos conditions générales, car l'autre partie est toujours une partie qui ne peut pas faire appel aux règles de protection des consommateurs. L'autre partie est souvent une partie qui vend/fournit ou fournit des services sur une base régulière. Si vous faites affaire avec une « partie la plus faible », des accords séparés peuvent être conclus. Si vous choisissez d'utiliser vos conditions d'achat standard, vous courez le risque de ne pas pouvoir vous prévaloir d'une certaine clause des conditions générales car, par exemple, elle est annulée par votre contrepartie.

La loi prévoit également des restrictions à la liberté de contracter qui s'appliquent à tous. Par exemple, les accords entre les parties ne peuvent être contraires à la loi ou à l'ordre public, sinon ils sont nuls. Cela s'applique aussi bien aux dispositions du contrat lui-même qu'aux dispositions des conditions générales. De plus, les clauses peuvent être annulées si elles sont inacceptables selon les normes du caractère raisonnable et équitable. En raison de la liberté contractuelle susmentionnée et de la règle selon laquelle les accords conclus doivent être exécutés, la norme susmentionnée doit être appliquée avec modération. Si l'application du terme en question est inacceptable, elle peut être annulée. Toutes les circonstances du cas spécifique jouent un rôle dans l'évaluation.

Quels sujets sont traités dans les conditions générales ?

Dans les conditions générales, vous pouvez anticiper toute situation dans laquelle vous pourriez vous trouver. Si une disposition n'est pas applicable dans un cas spécifique, les parties peuvent convenir que cette disposition - et toute autre disposition - sera exclue. Il est également possible de prendre des dispositions différentes ou plus spécifiques dans le contrat lui-même que dans les conditions générales. Vous trouverez ci-dessous un certain nombre de sujets qui pourraient être réglementés dans vos conditions d'achat.

Définitions

Tout d'abord, il est utile d'inclure une liste de définitions dans les conditions générales d'achat. Cette liste explique les termes importants qui reviennent dans les conditions.

Responsabilité

La responsabilité est un sujet qui doit être correctement réglementé. En principe, vous voulez que le même régime de responsabilité s'applique à chaque contrat. Vous voulez exclure autant que possible votre propre responsabilité. Il s'agit donc d'un sujet à régler au préalable dans les conditions générales d'achat.

Droits de Propriété Intellectuelle

Une disposition sur la propriété intellectuelle devrait également être incluse dans certaines conditions générales. Si vous chargez souvent des architectes de concevoir des dessins de construction et/ou des entrepreneurs de livrer certains travaux, vous voudrez que les résultats finaux soient votre propriété. En principe, un architecte, en tant que fabricant, a le droit d'auteur sur les dessins. Dans les conditions générales, par exemple, il peut être stipulé que l'architecte transfère la propriété ou autorise les modifications à apporter.

Confidentialité

Lors des négociations avec l'autre partie ou lors d'un achat réel, des informations (commerciales) sensibles sont souvent partagées. Il est donc important d'inclure une disposition dans les conditions générales qui garantit que votre contrepartie ne peut pas utiliser des informations confidentielles (juste comme ça).

Garanties

Si vous achetez des produits ou chargez une partie de fournir des services, vous voulez naturellement que cette autre partie garantisse certaines qualifications ou certains résultats.

Droit applicable & juge compétent

Si votre partie contractante est située aux Pays-Bas et que la livraison des biens et services a également lieu aux Pays-Bas, une disposition sur la loi applicable au contrat peut sembler moins importante. Cependant, afin d'éviter des situations imprévues, il est judicieux de toujours inclure dans vos conditions générales la loi que vous déclarez applicable. En outre, vous pouvez indiquer dans les conditions générales à quel tribunal tout litige doit être soumis.

Contrat de travail

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive. Il existe bien sûr de nombreux autres sujets qui peuvent être réglementés dans les conditions générales. Cela dépend également du type d'entreprise et du secteur dans lequel elle opère. A titre illustratif, nous allons détailler quelques exemples de sujets intéressants pour les conditions générales d'achat en cas de marché de travaux.

Responsabilité de chaîne

Si vous, en tant que principal ou entrepreneur, engagez un (sous-)entrepreneur pour effectuer un travail important, vous êtes alors soumis à la réglementation de la responsabilité de la chaîne. Cela signifie que vous êtes redevable du paiement des charges sociales par votre (sous-)traitant. Les charges sociales et les cotisations sociales sont définies comme les charges sociales et les cotisations sociales. Si votre entrepreneur ou sous-traitant ne respecte pas les obligations de paiement, l'Administration fiscale et douanière peut vous tenir responsable. Afin d'éviter autant que possible la responsabilité et de réduire le risque, vous devez conclure certains accords avec votre (sous-)traitant. Celles-ci peuvent être précisées dans les conditions générales.

Obligation d'avertissement

Par exemple, en tant que principal, vous pouvez convenir avec votre entrepreneur qu'avant de commencer les travaux, il enquêtera sur la situation sur place et vous signalera ensuite s'il y a des erreurs dans la mission. Ceci est convenu pour empêcher l'entrepreneur d'effectuer le travail à l'aveuglette et oblige l'entrepreneur à réfléchir avec vous. De cette façon, tout dommage peut être évité.

Sécurité

Pour des raisons de sécurité, vous souhaitez imposer des exigences sur les qualités de l'entrepreneur et de son personnel. Par exemple, vous pouvez avoir besoin d'une certification VCA. Il s'agit avant tout d'un sujet à traiter dans les conditions générales.

UAV 2012

En tant qu'entrepreneur, vous voudrez peut-être déclarer les Conditions administratives uniformes pour l'exécution des travaux et des travaux d'installation technique 2012 applicables à la relation avec l'autre partie. Dans ce cas, il est également important de les déclarer applicables dans les conditions générales d'achat. De plus, tout écart par rapport au drone 2012 doit également être explicitement indiqué.

Le Law & More les avocats assistent à la fois les acheteurs et les fournisseurs. Vous voulez savoir exactement quelles sont les conditions générales ? Avocats de Law & More peut vous conseiller à ce sujet. Ils peuvent également établir pour vous des conditions générales ou évaluer celles existantes.

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