La loi sur le dépôt électronique dans les registres du commerce: comment le gouvernement évolue avec son temps
Introduction
Aider les clients internationaux qui ont une entreprise aux Pays-Bas fait partie de ma pratique quotidienne. Après tout, les Pays-Bas sont un excellent pays pour faire des affaires, mais apprendre la langue ou s'habituer aux pratiques commerciales néerlandaises peut parfois être compliqué pour les sociétés étrangères. Par conséquent, un coup de main est souvent apprécié. L'étendue de mon assistance va de l'assistance dans des tâches complexes à l'aide à la communication avec les autorités néerlandaises. Récemment, j'ai reçu une question d'un client pour expliquer ce qui était exactement indiqué dans une lettre de la Chambre de commerce néerlandaise. Cette lettre simple, quoique importante et informative, concernait une nouveauté dans le dépôt des états financiers, qui ne sera prochainement possible que par voie électronique. Cette lettre est le résultat de la volonté du gouvernement de s'adapter à son époque, d'utiliser les avantages de l'échange électronique de données et d'introduire une manière standardisée de gérer ce processus récurrent annuel. C'est pourquoi les états financiers doivent être déposés par voie électronique à partir de l'exercice 2016 ou 2017, tel qu'incarné dans le Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (la loi sur le dépôt électronique dans les registres du commerce), qui a été introduite avec le Besluit elektronische suppression des registres des mains (résolution sur le dépôt électronique dans les registres du commerce); ce dernier fournissant des règles supplémentaires et détaillées. Une bouchée, mais en quoi consiste exactement cette loi et cette résolution?
Alors et maintenant
Auparavant, les états financiers pouvaient être déposés à la Chambre de commerce par voie électronique et sur papier. Le Code civil néerlandais connaît encore largement des dispositions fondées sur le dépôt sur papier. Actuellement, cette méthode peut être considérée comme dépassée et j'ai été en fait un peu surpris que ce développement ne se soit pas produit plus tôt. Il n'est pas difficile d'imaginer que le dépôt des états financiers sur papier présente beaucoup d'inconvénients par rapport au dépôt électronique de ces documents lorsque l'on regarde du point de vue des coûts et du temps. Pensez aux coûts du papier et aux coûts et au temps nécessaires pour mettre les états annuels sur papier et les soumettre - également sur papier - à la Chambre de commerce, qui doit ensuite traiter ces documents écrits, sans même mentionner le temps et les coûts qui en découlent. lorsqu'il laisse un comptable rédiger ou vérifier ces états financiers (non normalisés). Par conséquent, le gouvernement a proposé d'utiliser le «SBR» (abréviation de Standard Business Report), qui est une méthode électronique normalisée de création et de soumission d'informations et de documents financiers, basée sur un catalogue de données (la Taxonomie néerlandaise). Ce catalogue contient des définitions de données qui peuvent être utilisées pour créer les états financiers. Un autre avantage de la méthode SBR est que non seulement l'échange de données entre la société et la Chambre de commerce sera simplifié, mais, du fait de la normalisation, l'échange de données avec des tiers deviendra également plus facile. Les petites entreprises peuvent déjà soumettre les états annuels par voie électronique grâce à la méthode SBR depuis 2007. Pour les moyennes et grandes entreprises, cette possibilité a été introduite en 2015.
Alors, quand et pour qui?
Le gouvernement a précisé que la réponse à cette question est un cas typique de «questions de taille». Les petites entreprises seront tenues de soumettre les états financiers par voie électronique via SBR à partir de l'exercice 2016. À titre d'alternative, les petites entreprises qui (rédigent et) soumettent elles-mêmes les états financiers ont la possibilité de déposer les états par le biais d'un service en ligne gratuit - le service «zelf deponeren jaarrekening» -, qui fonctionne depuis 2014. L'avantage de cette le service est que l'on n'aura pas à acheter un logiciel qui est «compatible SBR». Les moyennes entreprises devront soumettre les états financiers via SBR à partir de l'exercice 2017. Pour ces entreprises, un service en ligne temporaire alternatif («opstellen jaarrekening») sera également mis en place. Grâce à ce service, les moyennes entreprises peuvent rédiger elles-mêmes les états financiers au format XBRL. Par la suite, ces déclarations peuvent être soumises via un portail en ligne («Digipoort»). Cela signifie que la société n'aura pas nécessairement à acheter immédiatement un logiciel «compatible SBR». Ce service sera temporaire et saisira après cinq ans, à compter de 2017. Les grandes entreprises et les structures de groupe de taille moyenne n'ont pas encore l'obligation de déposer les états financiers via SBR. En effet, ces entreprises doivent faire face à un ensemble très complexe d'exigences. On s'attend à ce que ces entreprises aient la possibilité de choisir entre le dépôt via SBR ou le dépôt via un format européen spécifique à partir de 2019.
Pas de règles sans exceptions
Une règle ne serait pas une règle s'il n'y avait aucune exception à faire. Deux, pour être précis. Les nouvelles règles concernant le dépôt des états financiers ne sont pas applicables aux personnes morales et aux sociétés ayant leur siège social hors des Pays-Bas, qui, sur la base du Handelsregisterbesluit 2008 (Résolution du registre du commerce 2008), ont l'obligation de déposer les documents financiers à la Chambre de commerce, dans la mesure et sous la forme sous lesquelles ces documents doivent être divulgués dans le pays du siège social. La deuxième exception est faite pour les émetteurs tels que définis à l'article 1: 1 de la Wft (loi sur la surveillance financière) et les filiales d'un émetteur, dans le cas où il s'agit d'émetteurs eux-mêmes. Un émetteur est toute personne qui souhaite émettre des titres ou a l'intention d'émettre des titres.
Autres points d'attention
Mais ce n'est pas tout. Les entités juridiques elles-mêmes doivent prendre note de certains autres aspects importants. L'un de ces aspects est le fait que l'entité juridique restera responsable du dépôt des états financiers conformes à la loi. Cela signifie, entre autres, que les états financiers devraient être en mesure de donner une idée telle que l'on peut évaluer suffisamment la situation financière de l'entité juridique. Je conseille donc à chaque entreprise de vérifier attentivement les données contenues dans les états financiers avant de les déposer à tout moment. Enfin et surtout, faites attention au fait que refuser de déposer les déclarations de la manière prescrite constituera une infraction sur la base de la Wet op de Economische Delicten (loi sur les délits économiques). Assez commodément, il a été confirmé que les états financiers créés par la méthode SBR peuvent être utilisés par l'assemblée générale pour établir ces états. Ces comptes peuvent également faire l'objet d'un audit par un comptable conformément à l'article 2: 393 du Code civil néerlandais.
Conclusion
Avec l'introduction de la loi sur le dépôt électronique dans les registres du commerce et la résolution associée, le gouvernement a fait preuve d'une belle progressivité. En conséquence, il deviendra obligatoire pour les petites et moyennes entreprises de déposer les états financiers par voie électronique des années 2016 et 2017 respectivement, à moins que la société ne relève du champ d'application de l'une des exceptions. Les avantages sont nombreux. Néanmoins, je conseille à toutes les entreprises de garder leurs esprits car la responsabilité finale incombe toujours aux entreprises obligées de déposer elles-mêmes et en tant que chef d'entreprise, vous ne voulez certainement pas être laissé aux conséquences.
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