Registre du commerce néerlandais (KvK) : qui doit s’inscrire et comment ça marche

Aux Pays-Bas, presque toutes les entreprises doivent être immatriculées au registre du commerce néerlandais (Handelsregister), tenu par la Chambre de commerce (Kamer van Koophandel, KvK). L'immatriculation doit être effectuée au plus tôt une semaine avant et au plus tard une semaine après le début de l'activité ; une BV ou une NV est immatriculée par le notaire qui la constitue.

L'inscription au registre du commerce et des sociétés (KvK) attribue à votre entreprise un numéro d'identification (à indiquer sur vos factures, contrats et votre site web). Ce registre recense votre identité, votre activité et les personnes habilitées à signer en votre nom ; la plupart de ces informations sont publiques. Les entreprises qui se fient aux informations du registre bénéficient d'une protection juridique, d'où l'importance de veiller à l'exactitude de vos données.

Qui doit s'inscrire au registre du commerce néerlandais ?

Toute entreprise exerçant une activité commerciale aux Pays-Bas doit être immatriculée, de même que toute personne morale néerlandaise. Les règles sont définies par la loi de 2007 sur le registre du commerce (Handelsregisterwet 2007) et le décret de 2008 sur le registre du commerce (Handelsregisterbesluit 2008).

Cette obligation s'applique aux entreprises individuelles (eenmanszaak), aux sociétés de personnes telles que la société en nom collectif (vennootschap onder firma, VOF), la société en commandite (commanditaire vennootschap, CV) et la société professionnelle (maatschap). Elle s'applique également aux personnes morales : la société à responsabilité limitée (besloten vennootschap, BV), la société anonyme (naamloze vennootschap, NV), les fondations, les associations dotées de la pleine capacité juridique et les coopératives. Une société étrangère possédant une succursale aux Pays-Bas doit également immatriculer cette succursale.

Le fait de savoir si vous exercez une activité commerciale est une question de fait. La KvK examine si vous proposez des biens ou des services de manière indépendante, dans le but de réaliser un profit, et à une échelle qui dépasse le cadre d'un simple passe-temps. Un travailleur indépendant qui travaille pour plusieurs clients et leur envoie des factures devra presque toujours s'enregistrer. Une personne qui vend occasionnellement quelques objets de sa collection personnelle n'y est généralement pas soumise.

Le défaut d'immatriculation constitue une infraction économique au regard de la loi sur les délits économiques (Wet op de economische delicten). Concrètement, le problème le plus immédiat est que les banques, les clients et l'administration fiscale (Belastingdienst) refusent de traiter avec une entreprise non immatriculée.

Quand et comment s'inscrire ?

Vous pouvez vous inscrire une semaine avant le début de votre activité et jusqu'à une semaine après. Les modalités d'inscription dépendent de la forme juridique : une entreprise individuelle ou une société en nom collectif s'inscrit auprès du registre du commerce et des sociétés (KvK), tandis qu'une société à responsabilité limitée (BV) ou une société anonyme (NV) s'inscrit auprès d'un notaire.

Enregistrement d'une entreprise individuelle ou d'une société en nom collectif

Pour une entreprise individuelle, une VOF, une CV ou une maatschap, vous devez d'abord remplir le formulaire d'inscription en ligne sur le site web de la KvK. Ensuite, vous prenez rendez-vous dans un bureau de la KvK et vous y présentez en personne muni d'une pièce d'identité valide. Dans la plupart des cas, ce rendez-vous est indispensable pour finaliser l'inscription ; la KvK ne traite que certaines inscriptions entièrement en ligne. Lors du rendez-vous, un agent de la KvK vérifie vos informations et inscrit l'entreprise au registre. Vous recevez immédiatement votre numéro KvK.

Dans le formulaire décrivant vos activités, choisissez un nom commercial (handelsnaam) et indiquez l'adresse de votre entreprise. Vérifiez au préalable auprès du registre du commerce si un nom similaire est déjà utilisé dans votre région et votre secteur d'activité. Conformément à la loi sur les noms commerciaux (Handelsnaamwet), vous ne pouvez pas utiliser un nom commercial si similaire à un nom existant qu'il risque d'induire le public en erreur. L'inscription au registre du commerce (KvK) ne vaut pas approbation de votre nom par le KvK.

Dans une VOF (Société de personnes à responsabilité limitée), tous les associés s'enregistrent ensemble et sont solidairement responsables des dettes de la société, conformément à l'article 18 du Code de commerce néerlandais (Wetboek van Koophandel). Notre article sur la sortie d'une société en nom collectif néerlandaise explique ce que cela implique lorsqu'un associé souhaite se retirer.

Enregistrement d'une BV ou NV par l'intermédiaire d'un notaire

Une BV ou une NV est constituée par un acte notarié de constitution. Le notaire qui établit l'acte se charge généralement également de l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (KvK). Il n'est pas nécessaire de prendre rendez-vous séparément pour l'immatriculation de la société auprès du KvK.

L'immatriculation n'est pas une simple formalité pour les dirigeants. En vertu de l'article 2:180(2) du Code civil néerlandais (Burgerlijk Wetboek, BW), chaque dirigeant d'une BV est solidairement responsable, avec la société, des actes juridiques qui engagent celle-ci avant son immatriculation. L'article 2:69 du BW contient une disposition similaire pour les NV. Par prudence, il est conseillé d'attendre l'immatriculation de la société avant de conclure des contrats importants. Pour en savoir plus sur la responsabilité personnelle des dirigeants d'une BV néerlandaise , veuillez consulter la documentation correspondante.

Si vous ne résidez pas aux Pays-Bas

Pour vous enregistrer comme entrepreneur individuel ou gérant, vous avez besoin d'un numéro d'identification national (Burgerservicenummer, BSN). Si vous résidez aux Pays-Bas, vous l'obtenez lors de votre inscription auprès de votre commune. Si vous résidez à l'étranger ou y séjournez moins de quatre mois, vous pouvez vous inscrire au Registre des non-résidents (Registratie Niet-ingezetenen, RNI) et obtenir ainsi un BSN.

Si vous résidez à l'étranger, le KvK vous demande de présenter un extrait original du registre de population de votre pays de résidence indiquant votre adresse. Si vous résidez hors de l'UE, cet extrait doit également être légalisé avant votre rendez-vous.

L'inscription au KvK ne vous confère pas le droit de vivre ou de travailler aux Pays-Bas. Les citoyens de l'UE, de l'EEE et de la Suisse n'ont pas besoin de permis de séjour et peuvent y travailler librement, y compris en tant qu'entrepreneurs indépendants. Les ressortissants d'autres pays doivent généralement obtenir un permis de séjour pour travailleurs indépendants (verblijfsvergunning zelfstandige) auprès du Service de l'immigration et de la naturalisation (IND) . L'Agence néerlandaise pour l'entreprise (RVO) évalue votre demande en fonction de votre expérience personnelle, de votre plan d'affaires et de la valeur ajoutée qu'il représente pour les Pays-Bas. L'inscription au KvK est l'une des conditions requises. Les citoyens des États-Unis et du Japon peuvent bénéficier d'accords commerciaux spécifiques assortis de conditions différentes.

Les entrepreneurs non-résidents doivent également s'attendre à être davantage interrogés par les banques, qui appliquent des règles strictes de vigilance à l'égard de la clientèle en vertu de la loi néerlandaise sur la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme (Wwft). Notre guide sur la création d'une BV néerlandaise avec des actionnaires étrangers détaille les étapes à suivre.

Quelles informations contient le registre, et lesquelles sont publiques ?

Le registre recense l'identité de l'entreprise, sa forme juridique, son adresse et ses activités, ainsi que les personnes qui la dirigent et la représentent. La plupart de ces informations sont publiques, mais l'adresse personnelle des personnes inscrites est protégée.

Pour chaque entreprise, le registre contient notamment les informations suivantes :

• le numéro KvK, qui comporte huit chiffres, et pour chaque établissement un numéro de succursale distinct à douze chiffres (vestigingsnummer) ; les personnes morales ont également un RSIN, que le Belastingdienst utilise ;
• les noms commerciaux, la forme juridique et la date de début d'activité ;
• l'adresse commerciale et, le cas échéant, l'adresse postale ;
• une description des activités et les codes SBI correspondants ;
• le nombre d'employés;
• les administrateurs, associés et autres dirigeants, ainsi que tous les représentants autorisés (responsables de l'approvisionnement), y compris les limites de leur autorité.

Depuis le 1er janvier 2022, l'adresse du domicile des personnes inscrites au registre, comme les dirigeants, n'est plus publique. Pour un entrepreneur individuel exerçant son activité à domicile, cette adresse est également son adresse professionnelle et est donc publique. Il peut toutefois la dissimuler dans certains cas, par exemple en utilisant une adresse postale distincte ou en démontrant une menace concrète.

L'inscription publique est également sujette aux abus. Les entreprises reçoivent régulièrement des courriers ou des courriels qui ressemblent à des factures officielles de la KvK, mais qui proviennent de sociétés privées proposant une inscription dans un annuaire commercial. La KvK n'envoie jamais de demandes de paiement pour une inscription dans un annuaire ; vérifiez donc l'expéditeur avant de payer. Vous pouvez également demander à la KvK d'enregistrer une mention « non-publipostage », indiquant ainsi que vous ne souhaitez pas recevoir de prospection commerciale non sollicitée par courrier ou à domicile, basée sur vos coordonnées enregistrées.

Pourquoi l'enregistrement est-il important sur le plan juridique ?

Les tiers peuvent se fier aux informations figurant au registre. Une entreprise qui n'a pas enregistré un fait qu'elle aurait dû enregistrer ne peut généralement pas s'en servir contre une personne qui ignorait ce fait.

C’est l’effet public du registre, tel que défini aux articles 25 et 26 de la loi de 2007 sur le registre du commerce. Supposons qu’un administrateur ait été révoqué, mais que ce changement n’ait pas été déclaré au registre du commerce. Un fournisseur qui signe un contrat avec cet ancien administrateur, en se fondant sur le registre, peut en principe contraindre la société à respecter ce contrat. Il en va de même pour les limites des pouvoirs d’un représentant autorisé. Si ces limites ne sont pas enregistrées, la société ne peut généralement pas les invoquer à l’encontre d’une contrepartie qui n’en avait pas connaissance.

L'immatriculation détermine également les informations que vous devez divulguer. Conformément au décret relatif au registre du commerce de 2008, votre numéro KvK doit figurer sur vos courriers, confirmations de commande et factures. Si vous vendez en ligne, l'article 3:15d du décret BW exige que votre site web affiche également votre numéro d'immatriculation. Une BV ou une NV doit également indiquer sa dénomination sociale complète, sa forme juridique et son siège social.

Pour vos cocontractants, le registre est le premier endroit où vérifier l'identité de leur interlocuteur. L'inscription au registre ne prouve ni la solvabilité ni la fiabilité d'une entreprise. Elle indique simplement si l'entreprise existe, où elle est établie et qui est habilité à signer en son nom.

Comment vérifier l'inscription d'un partenaire commercial au registre ?

Consultez le registre sur le site web de la KvK par nom, numéro de KvK ou adresse. Les informations de base sont gratuites ; pour toute information ayant une valeur juridique ou financière, commandez un extrait officiel (uittreksel).

La recherche gratuite affiche le nom, le numéro KvK, l'adresse et les activités. Cela suffit pour confirmer l'existence de l'entreprise et la concordance des informations avec la facture ou le contrat en votre possession. Toutefois, elle ne fournit pas toutes les informations. L'extrait payant mentionne les dirigeants et leurs pouvoirs, et indique si l'entreprise a été déclarée en faillite ou si elle bénéficie d'un sursis de paiement. Cet extrait est le document exigé par les banques, les notaires et les tribunaux ; il constitue la preuve indispensable avant la signature d'un contrat important.

En pratique, une vérification rapide permet d'éviter des erreurs coûteuses. Un acheteur sur le point de signer un important contrat d'approvisionnement peut ainsi vérifier si son interlocuteur est enregistré comme administrateur ou représentant autorisé, et si ses pouvoirs sont limités. Si ce n'est pas le cas, il convient d'exiger une procuration écrite avant de signer. Dans le cadre d'une transaction plus importante, le registre du commerce et des sociétés (KvK) n'est qu'un point de départ. Les comptes annuels déposés auprès du KvK, les documents relatifs aux procédures d'insolvabilité et les décisions de justice complètent le tableau.

Les personnes morales doivent également déclarer leurs bénéficiaires effectifs ultimes (BEU) au registre des BEU, tenu par le KvK. Depuis l'arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne du 22 novembre 2022, ce registre n'est plus accessible au public ; son accès est limité aux autorités et aux parties ayant un intérêt légitime, telles que les institutions soumises à la loi sur la propriété intellectuelle (Wwft). Notre guide du registre des BEU explique qui doit s'y inscrire et comment procéder.

Quel code SBI devez-vous choisir ?

Le code SBI (Standaard Bedrijfsindeling) est un code statistique qui décrit vos activités commerciales. La KvK (Commission des impôts sur le revenu) l'attribue sur la base de votre déclaration, avec une activité principale et, le cas échéant, une ou plusieurs activités secondaires.

Votre activité principale doit être celle qui génère la plus grande partie de votre chiffre d'affaires. Un développeur de logiciels qui fait aussi du graphisme indiquera le développement de logiciels comme activité principale et le graphisme comme activité secondaire. Décrivez vos activités précisément dans le formulaire d'inscription, car la KvK génère le code à partir de vos informations.

Le code SBI est une classification, et non une licence. Il ne détermine pas à lui seul la convention collective de travail applicable, l'obligation d'adhérer à un fonds de pension sectoriel obligatoire, ni les autorisations nécessaires. Ces questions dépendent des activités que vous exercez. Les organisations utilisent toutefois ce code comme point de départ. Les fonds de pension, les assureurs, les organismes subventionnaires et les instituts de statistique peuvent s'y référer en premier lieu. Un code inexact peut donc entraîner des questions ou des retards ; il convient donc de le corriger en cas de changement d'activité.

Quelle forme juridique convient le mieux à votre entreprise ?

La forme juridique détermine qui est responsable des dettes de l'entreprise, son régime fiscal et les formalités applicables. La plupart des petites entreprises débutent sous forme d'entreprise individuelle ; celles qui souhaitent limiter leur responsabilité ou accueillir des investisseurs optent généralement pour une société à responsabilité limitée (BV).

L'entreprise individuelle est simple et peu coûteuse à créer, mais vous êtes personnellement responsable de toutes les dettes de l'entreprise sur vos biens personnels. Cette même responsabilité illimitée s'applique aux associés d'une VOF. Une BV est une personne morale distincte. Ses actionnaires ne sont en principe pas responsables des dettes de l'entreprise au-delà de leur apport. Les dirigeants peuvent être tenus personnellement responsables dans certaines situations, par exemple en cas de faute grave de gestion ou de faillite résultant d'une mauvaise gestion.

Depuis le 1er octobre 2012, il n'existe plus d'exigence de capital minimum pour une BV. La société doit posséder au moins une action assortie de droits de vote, détenue par une personne autre que la société elle-même. Une action peut avoir une valeur nominale très faible, par exemple un centime. Détenir un faible capital n'est pas illégal, mais n'offre aucune protection aux administrateurs. Conformément à l'article 2:216 du Code civil bulgare (BW), les administrateurs ne peuvent approuver une distribution aux actionnaires que si la société est en mesure de continuer à honorer ses dettes par la suite. Leur responsabilité peut être engagée s'ils approuvent une distribution qui rend cette capacité impossible.

Conformément à l'article 2:67 du Code civil allemand (BW), une NV (société à responsabilité limitée) requiert un capital social minimum de 45 000 euros. Ses actions peuvent être cotées en bourse. La NV est principalement utilisée par les grandes entreprises et les groupes cotés. Pour la quasi-totalité des start-ups, des entreprises en phase de croissance ou des entreprises familiales, la BV (société à responsabilité limitée) offre la protection et la flexibilité nécessaires. Il est conseillé de consulter un conseiller fiscal afin d'analyser les conséquences fiscales de ce choix.

Que devez-vous prévoir après l'inscription ?

Après votre inscription au registre du commerce (KvK), vos informations sont transmises au service des impôts (Belastingdienst). Vous n'avez donc généralement pas besoin de vous inscrire séparément auprès des services fiscaux. Il vous reste ensuite à obtenir votre numéro d'identification fiscale, à ouvrir un compte bancaire professionnel et à gérer votre administration.

Si le Belastingdienst vous considère comme un entrepreneur pour la TVA, vous recevrez deux numéros par courrier. Le numéro d'identification TVA (btw-identificatienummer) figure sur vos factures et est utilisé pour vos transactions avec les entreprises d'autres pays de l'UE. Le numéro de TVA intracommunautaire (omzetbelastingnummer) sert à vos échanges avec le Belastingdienst, notamment pour vos déclarations de TVA. La plupart des entreprises déposent leurs déclarations de TVA trimestriellement. Une BV doit également déposer une déclaration annuelle d'impôt sur les sociétés (vennootschapsbelasting). Nous ne proposons pas de conseils en matière de structuration fiscale ; un expert-comptable ou un conseiller fiscal peut gérer votre administration et vos déclarations fiscales.

Une BV (société à responsabilité limitée) doit posséder son propre compte bancaire professionnel, distinct des comptes personnels des actionnaires et des dirigeants. Les banques appliquent les obligations de vigilance à l'égard de la clientèle prévues par la loi et demandent généralement un extrait du registre du commerce et des sociétés, l'acte constitutif et les statuts, les pièces d'identité des dirigeants, ainsi que des informations sur les bénéficiaires effectifs et la provenance des fonds. Le délai de traitement sera plus long si les dirigeants ou les actionnaires résident à l'étranger.

Mettez en place un système de comptabilité rigoureux dès le départ. Conformément à l'article 2:10 de la loi néerlandaise sur les sociétés (BW), le conseil d'administration d'une personne morale est tenu de tenir une comptabilité. Cette obligation s'applique également aux entreprises individuelles (article 3:15i de la BW). Ces documents doivent être conservés pendant sept ans (articles 2:10(3) et 3:15i(3) de la BW). En matière fiscale, les données relatives aux biens immobiliers doivent être conservées pendant dix ans. En cas de faillite, le défaut de tenue d'une comptabilité adéquate peut engager la responsabilité personnelle des dirigeants. Pour plus d'informations sur les premières démarches pratiques, consultez notre article « Créer une entreprise aux Pays-Bas ».

Que se passe-t-il si vous êtes une entreprise étrangère ou si vous employez du personnel ?

Une société étrangère possédant une succursale aux Pays-Bas doit immatriculer cette succursale auprès du KvK (Companies' Office). Une entreprise étrangère sans établissement aux Pays-Bas n'est pas soumise à cette obligation d'immatriculation, même si elle peut être assujettie à la TVA néerlandaise.

Lorsqu'une société étrangère ouvre une succursale aux Pays-Bas, le registre du commerce et des sociétés (KvK) enregistre la société étrangère, ses informations d'immatriculation dans son pays d'origine et les personnes habilitées à la représenter aux Pays-Bas. Les mêmes règles relatives à l'effet public s'appliquent : les contreparties néerlandaises peuvent se fier aux informations enregistrées concernant la succursale. Une entreprise qui vend exclusivement à des clients néerlandais depuis l'étranger, sans bureau ni personnel aux Pays-Bas, n'est pas tenue de s'immatriculer au KvK. L'obligation de s'immatriculer à la TVA aux Pays-Bas relève de la compétence du Belastingdienst (service des impôts néerlandais).

Une fois que vous avez embauché du personnel, vous devez vous inscrire comme employeur auprès du Belastingdienst (service des impôts sur les salaires) pour le paiement des cotisations sociales. Cette démarche est distincte de l'inscription au KvK (Chambre de commerce et d'assurance). En tant qu'employeur, vous avez également des obligations envers vos employés malades et en vertu de la loi sur les conditions de travail (Arbeidsomstandighedenwet).

Quels changements devez-vous signaler, et quand ?

Vous devez signaler tout changement à la KvK dans un délai d'une semaine. Les BV, NV et autres personnes morales doivent également déposer leurs comptes annuels chaque année.

Les changements à déclarer comprennent une nouvelle adresse commerciale, une modification d'activité, un nouveau nom commercial ou un changement de dénomination sociale, ainsi que la nomination ou le départ d'un dirigeant, d'un associé ou d'un mandataire. De nombreux changements peuvent être déclarés en ligne ; certains requièrent un formulaire signé ou un acte notarié, par exemple une modification des statuts. Il est important de déclarer tout changement sans délai, non seulement en raison de l'obligation légale, mais aussi compte tenu des conséquences pour le public, décrites précédemment. Un ancien dirigeant toujours inscrit au registre du commerce et des sociétés peut engager la responsabilité de l'entreprise envers les tiers qui se fient à ce registre.

Une BV ou une NV est tenue d'établir des comptes annuels. Conformément à l'article 2:210 du Code civil allemand (BW), l'assemblée générale les adopte dans les cinq mois suivant la clôture de l'exercice, ce délai pouvant être prolongé de cinq mois supplémentaires. Conformément à l'article 2:394 du BW, la société doit les déposer auprès du registre du commerce et des sociétés (KvK) dans les huit jours suivant leur adoption, et en tout état de cause dans les douze mois suivant la clôture de l'exercice. Les petites et micro-entreprises peuvent déposer une version simplifiée. Le défaut de dépôt constitue une infraction économique et, en cas de faillite, entraîne la présomption légale de manquement aux obligations des dirigeants (article 2:248(2) du BW). Pour en savoir plus sur la responsabilité des dirigeants , veuillez consulter la section correspondante.

Lorsque vous cessez votre activité, vous devez la radier du registre du commerce et des sociétés (KvK). Une entreprise individuelle peut se radier auprès du KvK ; une BV est dissoute et, une fois ses actifs liquidés, radiée du registre.

Est-il possible de s'inscrire à une adresse de bureau virtuel ?

Oui, mais seulement si vous êtes joignable et que vous y exercez effectivement votre activité. La KvK vérifie si une adresse correspond à un véritable établissement commercial et peut refuser ou supprimer une adresse servant uniquement de boîte aux lettres.

Auparavant, les adresses de domiciliation étaient utilisées par des entreprises sans activité réelle à cette adresse. Désormais, la KvK (Commission néerlandaise des affaires corporatives) pose des questions lors de l'enregistrement d'une entreprise à une telle adresse. Il n'est pas nécessaire d'y être présent quotidiennement, mais vous devez pouvoir y travailler et être joignable en cas de besoin, par exemple pour utiliser un bureau ou une salle de réunion. Une entreprise établie à l'étranger et sans présence réelle aux Pays-Bas ne doit pas utiliser une adresse de domiciliation néerlandaise comme siège social. Si la KvK refuse ou supprime votre adresse, il s'agit d'une décision prise en vertu de la loi générale sur le droit administratif (Algemene wet bestuursrecht, Awb). Vous pouvez former un recours (bezwaar) auprès de la KvK dans un délai de six semaines, conformément à l'article 6:7 de l'Awb, et faire appel devant le tribunal administratif si le recours est rejeté.

Quel est le coût de l'inscription ?

Le KvK perçoit des frais d'inscription uniques, facturés après l'inscription. L'adhésion au registre est gratuite.

La KvK ajuste ses tarifs chaque année ; le montant actuel est disponible sur son site internet. Pour une BV ou une NV, le notaire facture l'acte de constitution. Ces honoraires ne sont pas fixes et varient selon le notaire et la complexité de la structure, notamment le nombre d'associés et les catégories d'actions spécifiques. Demandez un devis à plusieurs notaires. Les extraits du registre du commerce sont facturés par document.

Que devez-vous vérifier en tant que chef d'entreprise ?

La plupart des problèmes liés au registre proviennent de données qui n'ont jamais été mises à jour. Vérifiez ces points lors de votre inscription et chaque année par la suite.

• Inscrivez-vous au plus tôt une semaine avant et au plus tard une semaine après le début de votre activité.
• Consultez le registre du commerce (Handelsregister) pour trouver des noms commerciaux similaires dans votre région et votre secteur avant de choisir le vôtre.
• Faites figurer votre numéro KvK sur vos factures, lettres et site web (Article 3:15d BW).
• Signalez toute nouvelle adresse, tout nouveau directeur ou tout nouveau représentant autorisé à la KvK dans un délai d'une semaine.
• Pour une BV ou une NV, déposez les comptes annuels au plus tard douze mois après la fin de l'exercice financier.
• Ne payez aucune facture pour une « inscription au registre » avant d'avoir vérifié qu'elle provient bien du KvK.

Que devez-vous vérifier en tant que contrepartie ?

Le registre vous indique à qui vous avez affaire, mais seul un extrait officiel fait foi. Avant de conclure un contrat important, vérifiez les points suivants.

• Commandez un extrait officiel (uittreksel) et comparez le nom, le numéro KvK et l'adresse avec le contrat ou la facture.
• Vérifiez que la personne qui signe est bien inscrite comme administrateur ou représentant autorisé, et notez toute limite à cette autorité.
• Vérifiez l'extrait pour détecter une faillite ou une suspension des paiements.
• Demandez une procuration écrite si le signataire n'est pas inscrit au registre.
• Pour une transaction plus importante, consultez également les comptes annuels déposés auprès du KvK.

Que pouvons-nous faire pour vous concernant l'inscription au KvK ?

Nos avocats spécialisés en droit des sociétés conseillent les entrepreneurs néerlandais et internationaux sur l'immatriculation et la structure qui la sous-tend.

• Nous vous conseillons sur la forme juridique (entreprise individuelle, VOF ou BV) et sur la responsabilité qui en découle.
• Nous rédigeons les statuts et coordonnons l'incorporation avec le notaire.
• Nous vérifions l'extrait de la contrepartie et l'autorité de la personne qui signe avant la conclusion d'un contrat.
• Nous conseillons les administrateurs sur leur responsabilité avant l'enregistrement en vertu de l'article 2:180(2) BW et après un dépôt tardif des comptes annuels.
• Nous rédigeons l'objection (bezwaar) contre une décision du KvK concernant votre adresse dans le délai de six semaines.
• Notre avocats du travail Rédigez les contrats de travail une fois que vous aurez embauché du personnel.

Résumé

• Presque toutes les entreprises et toutes les entités juridiques néerlandaises doivent être enregistrées auprès du KvK, une semaine avant et une semaine après le début des activités.
• Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes s'enregistrent lors d'une nomination au KvK ; une BV ou NV est enregistrée par le notaire, et les administrateurs sont personnellement responsables des actes antérieurs à l'enregistrement (Article 2:180 BW).
• Les tiers peuvent se fier au registre, de sorte que les changements non déclarés peuvent lier votre entreprise (articles 25 et 26 de la loi de 2007 sur le registre des entreprises).
• Signalez les changements dans un délai d'une semaine et, pour une BV ou une NV, déposez les comptes annuels au plus tard douze mois après la fin de l'exercice financier.
• Vérifiez l'identité de votre contrepartie au moyen d'un extrait officiel avant de signer un contrat important.

Foire aux questions