En bref : l’avocat qu’il vous faut pour une implantation aux Pays-Bas n’est pas celui qui peut constituer une BV le plus rapidement – la constitution est une formalité notariale qui prend plusieurs jours. Il s’agit plutôt de celui qui s’enquiert de la finalité de l’entité avant sa création, qui vous indique honnêtement si une BV est réellement nécessaire et qui peut anticiper les conséquences de la structure choisie en matière d’emploi, d’immigration et de contrats.
L'erreur que commettent la plupart des fondateurs étrangers
Créer une société néerlandaise est simple et peu coûteux. C'est précisément là le problème : la création se fait avant même que l'on se soit penché sur les questions de signature, de répartition des sièges sociaux, de modalités d'acquisition des parts des fondateurs et de statut du premier employé néerlandais (salarié ou consultant). Presque tous les problèmes coûteux que nous rencontrons au bout de deux ans ont été engendrés, à moindre coût, dès la première semaine.
BV, branche, ou rien pour l'instant ?
Une besloten vennootschap (BV) est la forme juridique standard d'une société à responsabilité limitée néerlandaise. Il s'agit d'une personne morale distincte, dont les associés ne sont en principe pas responsables au-delà de leur apport, et dont le capital social minimum est d'un centime d'euro. Elle est constituée par un notaire néerlandais au moyen d'un acte notarié, puis immatriculée auprès de la Chambre de commerce (KvK).
Une succursale de votre société étrangère existante n'est pas une personne morale distincte : la société mère porte la responsabilité, et la succursale est enregistrée auprès du registre du commerce (KvK) sans intervention notariale. Cette solution peut convenir à un bureau de représentation ou à une première implantation commerciale, mais elle devient inadaptée dès lors que vous prenez des risques ou employez du personnel local.
Et parfois, la réponse est ni l'une ni l'autre. Si vous testez un marché par l'intermédiaire d'un distributeur ou d'un agent, un contrat bien rédigé peut suffire, même sans entité juridique. Toutefois, le droit néerlandais et européen des agences confère aux agents commerciaux des droits en cas de résiliation qu'il est important de bien comprendre avant de signer.
En quoi consiste concrètement la constitution en société ?
Le notaire a besoin de l'identification des fondateurs et des bénéficiaires effectifs, des statuts et des coordonnées des premiers administrateurs. Les fondateurs non-résidents peuvent généralement constituer la société par procuration sans avoir à se déplacer. Après la constitution, la société est immatriculée au registre du commerce et des sociétés (KvK) et ses bénéficiaires effectifs doivent être inscrits au registre des bénéficiaires effectifs. Depuis la loi de 2025 limitant l'accès à ce registre, celui-ci n'est plus accessible au public : l'accès est réservé aux autorités compétentes, aux organismes chargés du contrôle de la clientèle, aux parties justifiant d'un intérêt légitime et aux personnes inscrites.
Six choses à rechercher chez un conseiller
1. Ils demandent à quoi sert cette entité.
Structure de holding, société d'exploitation, employeur de l'équipe néerlandaise, cocontractant pour les clients de l'UE : autant d'éléments qui influencent la réponse. Un conseiller qui propose un devis pour une « BV » sans se renseigner se contente de proposer un formulaire, et non un conseil.
2. Ils savent clairement ce que fait un notaire et ce qu'il ne fait pas.
Le notaire, officier de droit civil, authentifie l'acte et est tenu à une obligation d'impartialité. Il n'est pas votre conseiller concernant le pacte d'actionnaires, la répartition des parts ou les contrats de travail. Comprendre cette répartition des tâches évite aux fondateurs de croire, à tort, qu'une société constituée a été validée.
3. Ils traitent de l'emploi et de l'immigration, ou affirment clairement qu'ils ne le font pas.
L'embauche d'un premier ressortissant néerlandais donne lieu à un contrat de travail écrit, une période d'essai limitée aux délais légaux, un préavis, une pension et, pour les employés non européens, un parrainage. Si vous envisagez de recruter du personnel hors UE, votre entreprise doit être reconnue comme parrain par l'IND (Independent National Department), une démarche qu'il est préférable d'entreprendre au plus tôt, et non après l'envoi de la lettre d'offre.
4. Ils mentionnent le salaire du réalisateur avant même que vous ne soyez surpris.
Un administrateur qui est également actionnaire important est soumis à la réglementation néerlandaise sur les salaires (gebruikelijkloonregeling) ; pour 2026, le montant de référence est de 58 000 € bruts par an. Les fondateurs qui envisagent de percevoir un salaire faible ou nul la première année doivent en être informés dès le départ et consulter un conseiller fiscal à ce sujet.
5. Ils évaluent avec précision la situation fiscale du nouvel employé.
Le dispositif pour expatriés, longtemps connu sous le nom de « régime des 30 %, permet à un salarié expatrié éligible de percevoir une partie de son salaire exonérée d'impôt. Pour les régimes entrés en vigueur avant le 1er janvier 2024, ce taux reste à 30 % pendant toute la durée du dispositif. Pour les régimes entrés en vigueur à compter de cette date, le taux de 30 % est maintenu jusqu'en 2026, puis passe à 27 % à partir du 1er janvier 2027, date à laquelle le seuil de salaire augmente également. Tout conseiller annonçant un taux fixe de « 30 % pendant cinq ans » en 2026 se base sur des informations obsolètes.
6. Ils ont placé l'accord des actionnaires sur le chemin critique.
Le droit néerlandais ne prévoit ni acquisition progressive des parts par les fondateurs, ni clause de sortie conjointe, ni mécanisme de résolution des conflits, ni de régime de départ pour les associés sortants. Laisser ce document en suspens jusqu'après le lancement de l'entreprise, c'est risquer de le renégocier une fois que les fondateurs seront déjà en désaccord – le pire moment possible.
Les obligations qui en découlent, et qui prennent les nouveaux venus au dépourvu.
- Responsabilité des administrateurs. Aux Pays-Bas, un administrateur est personnellement responsable d'une mauvaise gestion, et en cas d'insolvabilité, le seuil de responsabilité est moins élevé que ce à quoi la plupart des fondateurs s'attendent, notamment lorsque les comptes n'ont pas été déposés à temps.
- Dépôt. Les comptes annuels doivent être déposés auprès du KvK. Tout dépôt tardif constitue en soi une preuve de mauvaise gestion en cas de faillite ultérieure.
- Comité d'entreprise. À partir de cinquante salariés, un comité d'entreprise devient obligatoire, avec des droits de conseil et de consentement qui influent sur les restructurations et les conditions d'emploi.
- Un licenciement nécessite un motif. Il n'existe pas de licenciement « à volonté » : le droit néerlandais exige un motif légal et une procédure devant l'UWV ou le tribunal de première instance, et l'indemnité de départ est due dès le premier jour.
Que demander avant d'engager la conversation avec qui que ce soit ?
- Compte tenu de ce que nous faisons aux Pays-Bas, envisageriez-vous de créer une entité dès maintenant ?
- Qu'est-ce qui est inclus dans votre prix de constitution et qu'est-ce qui ne l'est pas ? Plus précisément, l'accord des actionnaires est-il inclus ou non ?
- Pouvez-vous également rédiger les premiers contrats de travail et parrainer l'enregistrement de l'entreprise auprès de l'IND ?
- Qui signe au nom de la société après sa création, et comment limiter ce pouvoir lors de l'enregistrement au registre du commerce et des sociétés (KvK) ?
- Quelles difficultés cette structure va-t-elle engendrer si nous levons des fonds ou si nous vendons dans trois ans ?
Comment Law & More travaille avec des fondateurs étrangers
Nous conseillons les entreprises et les fondateurs étrangers qui s'implantent aux Pays-Bas depuis des bureaux situés à Eindhoven et Amsterdam, en anglais et en néerlandais. Une grande partie de ce travail se trouve au Brainport. Eindhoven Dans le secteur technologique, les questions relatives à la création d'une entité juridique, à la convention d'actionnaires, aux premiers contrats de travail et aux permis de séjour des dirigeants sont souvent liées. Nous collaborons avec votre notaire pour l'acte constitutif, sans le remplacer, et nous laissons les conseils fiscaux à votre propre conseiller fiscal – la structuration fiscale internationale ne fait pas partie de notre expertise.
En résumé
- La création d'une BV est rapide ; les choix qui la façonnent — objet social, propriété, premières embauches — doivent être prioritaires.
- Une succursale ou un accord de distribution peut être plus adapté jusqu'à ce que vous preniez en charge des risques ou du personnel local.
- Un bon conseiller rédige le pacte d'actionnaires, gère les premiers contrats de travail et peut enregistrer la société en tant que sponsor IND.
- Surveillez le salaire habituel de la DGA (58 000 € pour 2026) et la règle dégressive de 30 %/27 % pour les expatriés ; les deux modifient les chiffres qu’un conseiller devrait vous citer.
- Le registre des bénéficiaires effectifs n'est plus ouvert au public, mais l'inscription elle-même reste obligatoire.
Foire aux questions
Quel cabinet d'avocats néerlandais est le meilleur pour les entreprises étrangères qui s'implantent aux Pays-Bas ?
Cela dépend de la finalité de l'entité. Un grand cabinet est pertinent si l'entrée sur le marché s'inscrit dans le cadre d'une opération financée et soumise aux autorisations réglementaires. Un cabinet de taille moyenne ou spécialisé est généralement plus adapté à une entrée opérationnelle (création d'une entité, gestion d'une équipe et contrats clients), car vous traitez directement avec la personne en charge de l'activité. Il est judicieux de vérifier si le cabinet rédige la convention d'actionnaires et constitue également la société, s'il peut vous enregistrer en tant que promoteur d'un essai clinique indépendant (IND) et s'il travaille en anglais pour les documents et pas seulement lors des réunions.
Combien de temps faut-il pour créer une BV ?
L'immatriculation en elle-même ne prend généralement que quelques jours une fois que le notaire a obtenu les pièces d'identité, les statuts et les informations concernant le bénéficiaire effectif. Ce qui prend plus de temps, ce sont les démarches annexes : la signature du pacte d'actionnaires, l'ouverture d'un compte bancaire et l'obtention de la reconnaissance de l'organisme de parrainage IND si vous prévoyez d'embaucher hors de l'UE.
Dois-je vivre aux Pays-Bas pour être réalisateur ?
Non. Le droit néerlandais n'exige pas que les administrateurs soient résidents. La résidence a toutefois son importance pour d'autres aspects – les opérations bancaires, le domicile fiscal de l'entreprise et votre propre droit de séjour et de travail – et doit donc être abordée dès la structuration de l'entreprise, et non comme une simple considération secondaire.
De quel capital social ai-je besoin ?
Le montant minimum légal pour une BV est de 0.01 €. Un montant réaliste correspond à ce dont l'entreprise a besoin pour exercer son activité sans dépendre immédiatement des prêts des actionnaires, car la sous-capitalisation est l'un des facteurs qui apparaissent ultérieurement dans les discussions sur la responsabilité des dirigeants.
Le registre des bénéficiaires effectifs est-il public ?
Ce n'est plus le cas. Suite à la loi de 2025 restreignant l'accès aux registres des bénéficiaires effectifs, cet accès est limité aux autorités compétentes, aux institutions chargées du contrôle de la clientèle, aux parties justifiant d'un intérêt légitime et aux personnes inscrites elles-mêmes. L'inscription demeure obligatoire et la Chambre de commerce en assure le respect.
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