Le travail à distance transfrontalier et l'accord-cadre de l'UE sur le télétravail : ce que les employeurs aux Pays-Bas doivent savoir

Une employée demande à travailler deux jours par semaine depuis Anvers ou depuis le domicile de ses parents en Pologne. Cela pourrait passer pour une simple question d'organisation. Or, il n'en est rien : le télétravail transfrontalier implique simultanément trois systèmes juridiques distincts, et trois pays différents peuvent chacun avoir des griefs. Cet article explique comment aborder cette question dans l'ordre, ce que l'accord-cadre de l'UE sur le télétravail transfrontalier couvre et ne couvre pas, et les documents que l'employeur doit avoir en sa possession avant d'accepter.

Trois questions, trois réponses possibles, trois pays différents

L'erreur la plus fréquente consiste à traiter le télétravail transfrontalier comme une seule et même question. Il en existe trois, régies par des instruments différents et décidées indépendamment :

• Quel est le système de sécurité sociale du pays qui couvre l'employé ? Binaire, avec en principe une seule réponse.
• Quel pays ? droit du travail régit la relation ? Non binaire : une loi choisie peut s'appliquer tandis que les règles impératives d'un autre pays en prévalent sur certaines parties.
• Où le salarié est-il imposé et l'employeur acquiert-il une présence imposable ? Deux questions, et c'est celle de la responsabilité de l'employeur qui est oubliée.

Un employé résidant en Belgique, travaillant pour une entreprise néerlandaise, télétravaille trois jours par semaine et travaille deux jours au bureau. Eindhovenpeuvent se retrouver assurés aux Pays-Bas, protégés par l'assurance obligatoire belge droit du travail et imposés en partie dans chacun d'eux. C'est le système qui fonctionne comme prévu.

La sécurité sociale d'abord

Commencez par ici : la réponse est la plus simple et elle simplifie les démarches administratives. Au sein de l’UE, de l’EEE et de la Suisse, le règlement (CE) n° 883/2004 coordonne les systèmes nationaux. Il n’harmonise pas, il répartit.

Un système à la fois

Le principe directeur énoncé à l'article 11 du règlement (CE) n° 883/2004 est qu'une personne est soumise à la législation d'un seul État membre. La règle par défaut est celle du lieu de travail ( lex loci laboris) : vous êtes assuré là où vous travaillez effectivement, indépendamment de votre lieu de résidence ou du lieu d'établissement de votre employeur. Un salarié résidant en Allemagne mais travaillant exclusivement dans un bureau néerlandais est assuré aux Pays-Bas.

Travailler dans deux États membres ou plus

Le télétravail complexifie la situation et l'article 13 du règlement (CE) n° 883/2004 s'applique. Lorsqu'un salarié exerce une activité dans deux États membres ou plus, le critère est de savoir si une part substantielle de son travail est effectuée dans son État de résidence. Aux termes de l'article 14 du règlement (CE) n° 987/2009, ce seuil est fixé à 25 % du temps de travail ou de la rémunération, calculés sur les douze mois suivants.

• Moins de 25 % dans l'État de résidence : L'employé reste assuré au lieu où se trouve le siège social de son employeur. Pour un employeur néerlandais, la sécurité sociale néerlandaise est maintenue.
• À 25 % ou plus : La compétence est alors transférée à l'État de résidence, et l'employeur néerlandais doit s'y enregistrer et y verser des cotisations aux taux en vigueur dans ce pays.

C'est là tout le problème. Un seul jour de télétravail supplémentaire par semaine peut entraîner la perte du régime de sécurité sociale néerlandais pour un salarié, avec des conséquences sur ses droits à pension, sa couverture maladie et le montant de ses cotisations. Rien n'est progressif.

L'accord-cadre de l'UE sur le télétravail transfrontalier

L’accord-cadre vise à atténuer ce risque de rupture. Il s’agit d’un accord multilatéral conclu en vertu de l’article 16 du règlement (CE) n° 883/2004, qui permet aux États membres de convenir de dérogations aux règles d’attribution ordinaires pour certaines personnes ou catégories de personnes.

Ce qu'il fait

Le cas échéant, l'accord permet à un salarié qui télétravaille habituellement depuis son État de résidence de rester assuré dans l'État où son employeur a son siège social, même si le seuil d'activité substantielle de 25 % est dépassé. La condition prévue par l'accord est que le télétravail transfrontalier dans l'État de résidence représente moins de 50 % du temps de travail total . Il s'agit du seul pourcentage fixé par l'accord lui-même. Le seuil de 25 % ne constitue pas une condition de l'accord, mais correspond au seuil d'activité substantielle prévu à l'article 13 du règlement (CE) n° 883/2004, en deçà duquel le salarié reste assuré dans l'État de son employeur sans qu'aucun accord ne soit nécessaire. En pratique, l'accord couvre donc la tranche d'activité comprise entre 25 % et 50 %.

Les conditions

• Les deux États doivent être signataires. À la date de rédaction du présent document, 23 États ont signé l'accord : l'Autriche, la Belgique, la Croatie, la Tchéquie, l'Estonie, la Finlande, la France, l'Allemagne, l'Irlande, l'Italie, le Liechtenstein, la Lituanie, le Luxembourg, Malte, les Pays-Bas, la Norvège, la Pologne, le Portugal, la Slovaquie, la Slovénie, l'Espagne, la Suède et la Suisse. La plupart l'ont appliqué à compter du 1er juillet 2023 ; la Slovénie à compter du 1er septembre 2023, l'Italie à compter du 1er janvier 2024, la Lituanie à compter du 1er mai 2024, l'Irlande à compter du 1er juin 2024 et l'Estonie à compter du 1er février 2026. Le Danemark, la Grèce, la Hongrie, la Bulgarie, la Roumanie, Chypre, la Lettonie et l'Islande ne sont pas signataires, et le Royaume-Uni a indiqué qu'il ne le signerait pas.
• Ce n'est pas automatique. Le point souvent négligé par les employeurs : l’application de la loi ne se fait pas de plein droit. Une demande doit être adressée, avec l’accord de l’employeur et du salarié, à l’organisme compétent de l’État dont la législation est demandée – pour un employeur néerlandais, la Sociale Verzekeringsbank. Sans demande, les règles ordinaires s’appliquent et le salarié peut être assuré à l’étranger.
• Cela permet d'obtenir un certificat A1. Le document portable attestant de la législation de l'État applicable : ce que demande une inspection étrangère et la seule preuve concrète que l'accord a été conclu.
• Cela concerne uniquement le télétravail. Cela concerne le travail effectué à distance depuis l'État de résidence, grâce aux technologies de l'information, pour rester connecté à l'environnement de travail de l'employeur. Sont exclus les visites chez les clients, le travail sur site, les activités commerciales et les déplacements. Un employé qui télétravaille à 40 % et qui rend également visite à des clients dans ce pays n'est pas concerné.
• Son effet est bilatéral. Il ne traite que du cas à deux États : l’État de résidence et l’État de l’employeur.

L'accord n'est pas figé, et la liste ci-dessus non plus : l'Estonie n'y adhère qu'à compter du 1er février 2026. Le tableau des signataires et le texte en vigueur sont publiés par le Service fédéral belge de la sécurité sociale, qui tient à jour la liste des signataires pour les États participants, tandis que le SVB publie la position néerlandaise. Il est conseillé de consulter ces deux documents avant de se fonder sur l'accord pour un nouveau dispositif ou le renouvellement d'un A1 qui en dépend, plutôt que de présumer que les conditions en vigueur lors de sa mise en place le sont toujours.

Une demande tardive n'est pas forcément irrecevable. Le SVB accepte les demandes rétroactives jusqu'à trois mois, à condition que les cotisations aient été versées régulièrement dans l'État dont la législation est demandée durant cette période. Toute anomalie constatée lors d'un contrôle de paie doit donc être corrigée sans délai, car le délai pour la régulariser est court.

Dans les cas où l'accord-cadre ne s'applique pas

Si aucun des deux États n'a signé le traité, si le salarié travaille depuis un État tiers, si le télétravail atteint 50 % ou s'il exerce une activité non liée au télétravail dans l'État de résidence, les règles habituelles s'appliquent : dès que le taux d'activité dans l'État de résidence dépasse 25 %, le salarié y est assuré et l'employeur néerlandais doit s'enregistrer comme employeur étranger et verser les cotisations localement. Une exception individuelle peut être demandée en vertu de l'article 16 du règlement 883/2004, mais elle nécessite l'accord des deux États, est discrétionnaire et sa mise en œuvre est longue. En dehors de l'UE, de l'EEE et de la Suisse, un traité bilatéral peut s'appliquer ; en l'absence de traité bilatéral avec les Pays-Bas, une double assurance ou une interruption de couverture est probable.

Droit du travail : Rome I et les règles auxquelles on ne peut renoncer contractuellement.

La compétence en matière de sécurité sociale ne vous renseigne pas sur le droit du travail applicable. Ce domaine relève du Règlement Rome I, et son fonctionnement est différent. Aux termes de l'article 3 du Règlement Rome I, les parties peuvent choisir la loi applicable, et la plupart des contrats néerlandais optent pour le droit néerlandais. L'article 8 du Règlement Rome I limite la portée de ce choix dans le cadre d'un contrat de travail : il ne peut priver le salarié de la protection des dispositions impératives du droit qui aurait été applicable en l'absence de choix – en premier lieu, le droit du pays où, ou depuis lequel, le salarié exerce habituellement son activité. L'article 8 du Règlement Rome I prévoit également une clause d'exception lorsque le contrat présente des liens plus étroits avec un autre pays, et l'article 9 du Règlement Rome I ajoute des dispositions impératives relatives au for.

Il convient d'énoncer clairement la conséquence pratique. Un salarié qui effectue la majeure partie de son travail depuis son domicile dans un autre État membre peut être considéré comme y travaillant habituellement. Le droit néerlandais reste applicable, les protections obligatoires de ce pays s'y ajoutant – la protection contre le licenciement étant très souvent obligatoire. Un employeur néerlandais qui suit la procédure habituelle auprès de l'UWV ou du tribunal d'instance peut constater qu'il n'a pas respecté les obligations de préavis, d'indemnités de départ ou de procédure du pays où le salarié est effectivement établi. Le salaire minimum, le temps de travail, les congés payés, la protection contre la discrimination et les clauses de non-concurrence sont soumis aux mêmes règles. Il n'existe pas ici de seuil comparable au test des 25 % pour les cotisations sociales : la notion de « travail habituel » relève d'une appréciation qualitative du lieu où se situe le centre de gravité de la relation de travail.

Quand le télétravail devient publication

Les employeurs présument que la directive relative au détachement de travailleurs concerne les équipes de construction et les transporteurs. Son champ d'application, aux termes de l'article 1 de la directive 96/71/CE, est la prestation transnationale de services : détachement dans le cadre d'un contrat avec un bénéficiaire situé dans un autre État membre, détachement auprès d'un établissement du groupe ou mise à disposition par une agence de travail temporaire. L'article 3 impose ensuite un ensemble de conditions essentielles propres à l'État d'accueil – temps de travail, congés payés, rémunération, santé et sécurité au travail, égalité de traitement – ​​étendues par la directive 2018/957.

Le télétravail à 100 % effectué depuis le domicile du salarié pour le compte de l'employeur n'est généralement pas considéré comme un détachement : aucun service n'est fourni à un destinataire situé dans l'autre État. Cependant, la frontière est franchie plus facilement qu'on ne le pense. Si le salarié travaille sur le site d'un client dans son pays de résidence, est détaché auprès d'une filiale du même groupe dans ce pays ou mis à disposition d'une autre entreprise, le régime de détachement de l'État d'accueil s'applique, y compris les obligations de mise en œuvre prévues par la directive 2014/67/UE. Aux Pays-Bas, il s'agit de l'obligation de notification WagwEU, à laquelle l'employeur étranger doit se conformer avant le début du travail ; les autres États membres gèrent leurs propres portails, et les employeurs néerlandais doivent les utiliser lorsque le travail est effectué à l'étranger.

Fiscalité : l’exposition de l’employeur est prioritaire.

Cette section est volontairement générale. Les situations fiscales dépendent des textes conventionnels et des faits, et les informations présentées ici ne constituent en aucun cas un conseil fiscal ; il est indispensable de consulter un conseiller fiscal avant de conclure tout accord.

Risque d'établissement stable

Le risque le plus important n'est pas l'impôt sur le revenu du salarié, mais plutôt le fait qu'un lieu de travail à domicile à l'étranger puisse constituer un établissement stable de l'employeur dans ce pays, au sens de la convention fiscale applicable. La question est de savoir si le bureau à domicile est à la disposition de l'employeur et utilisé avec une régularité suffisante pour les besoins de l'entreprise, et séparément si le salarié conclut habituellement des contrats ou joue un rôle déterminant dans leur conclusion, en tant qu'agent dépendant. Les postes à responsabilités et les fonctions commerciales comportent des risques nettement plus élevés. La création d'un établissement stable entraîne l'obligation de déclarer l'impôt sur les sociétés, l'attribution des bénéfices et, souvent, le prélèvement à la source sur les salaires au niveau local.

La position de l'employé

Les revenus d'emploi sont répartis conformément à l'article relatif aux revenus d'emploi de la convention applicable. En règle générale, les revenus sont imposables lorsque le travail est physiquement effectué, sous réserve d'une exception si le salarié ne séjourne dans l'autre État que pour une période limitée, si la rémunération provient d'un employeur non résident et n'est pas supportée par un établissement stable dans cet État. Le fractionnement du temps de travail entraîne un fractionnement des droits à imposition et des conséquences sur la paie de part et d'autre.

Belgique et Allemagne

Les Pays-Bas ont des traités bilatéraux avec la Belgique et l'Allemagne, et la question des déplacements domicile-travail transfrontaliers est un sujet de politique générale récurrent dans ces deux relations. Le télétravail fait l'objet de négociations constantes, et la position du traité avec la Belgique a évolué : un nouveau traité a été signé en 2023, et sa date d'entrée en vigueur ainsi que sa première année d'application sont enregistrées dans la Banque centrale des Pays-Bas (Verdragenbank) à l'adresse verdragenbank.overheid.nl, qui est la seule source fiable pour obtenir ces informations. Avant l'établissement de la paie, il est impératif de déterminer quel texte du traité régit l'année en question et ce qu'il prévoit concernant les jours travaillés à domicile, et non de se baser sur les pratiques antérieures ou sur les articles de presse relatifs à la signature.

Conditions de travail et santé et sécurité sur un lieu de travail à domicile à l'étranger

La législation néerlandaise en matière de santé et de sécurité au travail ne s'arrête pas aux locaux de l'employeur. En vertu de la loi néerlandaise sur la sécurité au travail (Arbeidsomstandighedenwet), l'employeur a des obligations concernant le lieu de travail qu'il met à la disposition de son salarié : l'article 3 exige une politique visant à garantir les meilleures conditions de travail possibles et l'article 5 une évaluation et un inventaire des risques, avec un régime spécifique pour le travail à distance. À l'étranger, l'employeur ne peut pas effectuer de contrôles facilement et peut être soumis à un second régime, local. Une solution viable consiste en une auto-évaluation par le salarié, une norme documentée pour les équipements, des instructions écrites et une procédure de signalement des incidents applicable depuis l'étranger. Un accident survenu sur le lieu de travail à l'étranger engage également la responsabilité de l'employeur en vertu de l'article 7:658 du Code civil néerlandais, et cette obligation de diligence n'est pas nécessairement réduite du seul fait que le poste de travail se trouve dans un autre pays.

Protection des données et équipement

Le télétravail au sein de l'EEE ne pose pas de problème de transfert de données. En revanche, le travail à distance en pose un : l'accès aux données personnelles depuis un pays tiers nécessite une base légale de transfert, souvent négligée dans les dispositifs de « travail à distance ». Quel que soit le lieu, il est essentiel de définir clairement la propriété du matériel, l'autorisation d'utiliser des appareils personnels, la gestion des informations confidentielles en cas de colocation, l'assurance du matériel à l'étranger et les modalités de sa restitution en fin de contrat.

Les documents à avoir en place

• Une politique de télétravail. Pays autorisés, pourcentage maximal à l'étranger, exigences d'approbation, heures de travail et disponibilité, dépenses, équipement, sécurité et un droit exprès de retirer ou de modifier l'autorisation si la situation juridique change.
• Un avenant au contrat de travail. Individuel et spécifique : le lieu de travail convenu, la répartition des tâches convenue, le droit applicable et le tribunal compétent, ainsi que les obligations déclaratives fiscales du salarié doivent être définis. L’accord doit être limité dans le temps et expressément révocable afin qu’une modification du régime de sécurité sociale ou fiscal ne contraigne pas l’employeur à une structure qu’il ne peut plus maintenir.
• L'inscription et la demande A1. Lorsque l'accord s'applique, une demande doit être adressée au SVB avec le consentement des deux parties et le formulaire A1 dûment enregistré. Dans le cas contraire, l'immatriculation à l'étranger et la mise en place de la paie doivent être effectuées avant la date de début, et non après.
• Un cycle d'évaluation. Chaque seuil est prospectif, il convient donc de le réexaminer au moins une fois par an et immédiatement en cas de changement de résidence, de rôle, de rythme ou d'horaires de travail.

Liste de contrôle : un employé demande à travailler à l'étranger

• De quel pays s'agit-il, et fait-il partie de l'UE, de l'EEE ou de la Suisse ?
• Quel pourcentage du temps de travail total au cours des douze prochains mois ?
• S'agit-il véritablement de télétravail, ou y aura-t-il des visites de clients ou du travail sur site ?
• Le pourcentage d'États de résidence reste-t-il inférieur à 25 %, se situe-t-il entre 25 % et 50 %, ou atteint-il 50 % ?
• Les deux États sont-ils signataires, et une demande a-t-elle été faite et un A1 obtenu ?
• Sinon, l'inscription à la sécurité sociale étrangère est-elle effectuée avant la date de début ?
• Le salarié peut-il y travailler habituellement au sens de l'article 8 du règlement Rome I, et quelles sont les exigences de la protection contre le licenciement prévue par ce pays ?
• Ce rôle — ancienneté, pouvoir de signature des contrats, contact direct avec la clientèle — crée-t-il un risque d’établissement permanent ?
• Un conseiller fiscal a-t-il confirmé la situation salariale dans les deux États ?
• Le lieu de travail à domicile est-il évalué, équipé et assuré, et dispose-t-il d'une procédure de signalement des incidents ?
• Les traitements effectués en dehors de l'EEE sont-ils couverts par un mécanisme de transfert ?
• Existe-t-il un avenant signé et révocable, ainsi qu'une date de révision inscrite dans le calendrier ?