Conditions générales : rédaction conforme au droit néerlandais

Les conditions générales de vente (algemene voorwaarden) ne protègent votre entreprise que si elles font valablement partie intégrante du contrat. En droit néerlandais, cela dépend avant tout d'une question : l'autre partie a-t-elle eu la possibilité raisonnable de les consulter avant ou au moment de la conclusion du contrat ? Dans le cas contraire, l'autre partie peut annuler les conditions, et votre limitation de responsabilité disparaît alors avec le reste.

The main exception concerns larger business customers. A company that publishes annual accounts, or that has at least 50 people working for it, cannot rely on these grounds for annulment. For consumers, on the other hand, the law adds a black list and a grey list of clauses that are unreasonably onerous.

Qu’est-ce qui constitue une condition générale d’utilisation ?

Les conditions générales sont des clauses écrites destinées à être utilisées dans plusieurs contrats. Les clauses essentielles, telles que le prix et la description de la prestation, ne relèvent pas de cette définition, pourvu qu'elles soient claires et compréhensibles.

Cette définition est tirée de l'article 6:231 du Code civil néerlandais (Burgerlijk Wetboek, BW). Les règles relatives aux conditions générales de vente sont énoncées aux articles 6:231 à 6:247 du BW . C'est l'objet du texte qui importe, et non son intitulé. Un modèle de devis standard comportant des clauses de livraison, de paiement et de responsabilité, utilisé systématiquement pour chaque client, constitue une condition générale de vente, même si vous l'appelez autrement. En revanche, une clause négociée pour une transaction spécifique n'en est pas une.

La distinction avec les clauses essentielles est importante. Une clause essentielle ne peut être soumise aux règles relatives aux clauses abusives. En revanche, si le prix ou l'obligation principale est dissimulé dans une formulation ambiguë, le tribunal considère cette clause comme une condition ordinaire susceptible d'être examinée.

Comment intégrer vos conditions au contrat ?

Vous devez déclarer vos conditions applicables avant ou au moment de la conclusion du contrat, par exemple dans votre devis, votre confirmation de commande ou lors du paiement en ligne. Une référence jointe uniquement à la facture, après la conclusion du contrat, est insuffisante.

Dès lors que l’autre partie a accepté l’applicabilité de vos conditions, elle est liée par leur contenu, même si elle ne les a jamais lues (article 6:232 BW). C’est pourquoi la référence elle-même doit être claire et sans équivoque : « Nos conditions générales s’appliquent à tous nos devis et contrats ; un exemplaire est joint. »

Deux ensembles de conditions : la bataille des formes

Dans le commerce interentreprises, le fournisseur invoque souvent ses propres conditions générales de vente, auxquelles l'acheteur répond par un bon de commande faisant référence aux siennes. Conformément à l'article 6:225(3) du traité BW, cette seconde référence est sans effet, sauf si elle rejette expressément les premières. En pratique, la première partie à invoquer ses conditions l'emporte, à moins que l'autre partie ne les rejette clairement.

En matière de vente transfrontalière de marchandises, la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises (CVIM) s'applique souvent de préférence au Code civil néerlandais, et ses règles relatives aux clauses contradictoires diffèrent. Si vous effectuez des transactions internationales, vérifiez le régime applicable et envisagez d'inclure une clause explicite précisant la loi applicable et le tribunal compétent dans votre contrat, et non seulement dans vos conditions générales de vente.

Dans quelles circonstances l'autre partie peut-elle annuler vos conditions ?

L'autre partie peut annuler une clause pour deux motifs en vertu de l'article 6:233 du Code civil bulgare : la clause est abusivement onéreuse ou vous n'avez pas donné à l'autre partie la possibilité raisonnable d'en prendre connaissance. Le second motif affecte l'ensemble des conditions.

L'obligation de fournir les conditions

Article 6:234 BW sets out what a reasonable opportunity means. As a rule you must hand over the conditions before or at the conclusion of the contract. Only if that is not reasonably possible may you instead tell the other party, before the contract is concluded, where the conditions can be inspected, for example because they are filed with the Chamber of Commerce (KvK) or a court registry, and that you will send them at no cost on request.

Pour les contrats conclus en ligne, vous devez mettre les conditions générales à disposition par voie électronique avant ou au moment de la conclusion du contrat, de manière à permettre à l'autre partie de les conserver. Un lien vers un PDF téléchargeable lors du paiement ou dans l'e-mail confirmant le contrat satisfait généralement à cette exigence. Une mention en petits caractères indiquant que les conditions « sont disponibles sur demande » ne suffit pas, si vous auriez pu facilement les joindre.

Qui ne peut se prévaloir de ces motifs ?

Aux termes de l'article 6:235 du Code civil allemand (BW), une société ayant publié ses comptes annuels ou employant au moins 50 personnes ne peut invoquer ces motifs d'annulation. Une partie appliquant des conditions identiques ou quasi identiques ne peut prétendre ne pas avoir eu la possibilité d'en prendre connaissance. À l'encontre de telles parties, une clause peut néanmoins être annulée si son application est contraire aux principes de raisonnabilité et d'équité (article 6:248(2) du BW).

Quelles clauses sont interdites dans les contrats de consommation ?

Dans les contrats conclus avec les consommateurs, les clauses figurant sur la liste noire de l'article 6:236 du Code civil allemand (BW) sont toujours considérées comme abusives, et celles figurant sur la liste grise de l'article 6:237 du BW sont présumées l'être. Pour une clause figurant sur la liste grise, il vous incombe, en tant qu'entreprise, de démontrer qu'elle est raisonnable au regard du cas d'espèce.

Parmi les clauses interdites figurent notamment celles qui privent le consommateur de son droit de résiliation, une augmentation de prix intervenue dans les trois mois suivant la conclusion du contrat sans préavis, et le choix d'un tribunal autre que celui du domicile du consommateur, sauf si ce dernier dispose d'un mois pour exercer son choix. Le renouvellement tacite d'un abonnement est également interdit : après la première période, le contrat ne peut se poursuivre que pour une durée indéterminée, moyennant un préavis d'un mois maximum.

La liste grise comprend les clauses qui excluent ou limitent votre responsabilité, vous donnent le droit de modifier substantiellement vos prestations ou imposent au consommateur un délai de préavis supérieur à trois mois. Ces clauses ne sont pas automatiquement nulles, mais en cas de litige, la charge de la preuve vous incombe.

Deux autres règles s'appliquent aux consommateurs. En cas d'ambiguïté d'une clause, l'interprétation la plus favorable au consommateur prévaut (article 6:238(2) du Code civil allemand). Par ailleurs, certains droits du consommateur sont inaliénables, quelles que soient les conditions générales de vente. Citons par exemple la garantie légale de conformité pour les achats effectués par un consommateur et le principe selon lequel un acheteur consommateur ne peut être contraint de payer plus de la moitié du prix à l'avance (article 7:26(2) du Code civil allemand).

Le droit de rétractation de 14 jours s'applique aux contrats conclus à distance, tels que les ventes en ligne, et aux contrats conclus hors établissement (article 6:230o du Code civil allemand). Il ne s'applique pas à tous les contrats de consommation ; il convient donc de ne pas le présenter ainsi. L' Autorité de la consommation et des marchés (ACM) peut engager des poursuites contre les entreprises qui utilisent des clauses abusives à l'encontre des consommateurs.

Ces listes protègent-elles également les clients professionnels ?

Les listes noire et grise ne s'appliquent pas directement entre entreprises. Un client de petite entreprise peut toujours demander au tribunal d'annuler une clause abusivement onéreuse en vertu de la règle générale de l'article 6:233(a) du Code civil bulgare.

Lors de l'application de cette norme ouverte, les tribunaux peuvent tenir compte des listes pour une petite entreprise se trouvant dans une situation comparable à celle d'un consommateur. C'est ce qu'on appelle l'effet réflexif. Un entrepreneur individuel qui achète une camionnette ou un abonnement logiciel pour son activité n'est pas un consommateur, mais il peut néanmoins bénéficier de cette protection.

Une seule limite s'applique quel que soit le type de client. Une clause excluant la responsabilité pour les dommages causés intentionnellement ou par négligence grave sera généralement invalidée, car s'y fier serait inacceptable au regard des principes de raisonnabilité et d'équité. Rédigez votre limitation de responsabilité en tenant compte de ce principe : plafonnez-la à un montant ou à la somme assurée, et excluez de ce plafond les dommages causés intentionnellement et par négligence grave.

Que doivent couvrir vos conditions générales ?

De bonnes conditions régissent la vie d'un contrat : sa formation, les obligations de chaque partie, les conséquences d'un problème et le règlement des litiges. La plupart des entreprises ont besoin d'aborder au moins les points suivants.

• Définitions et champ d'application : à quels devis et contrats les présentes conditions s'appliquent, et les conditions de l'autre partie sont rejetées.
• Devis, acceptation, prix et conditions de paiement, y compris les intérêts commerciaux légaux et les frais de recouvrement
• Livraison, transfert des risques et réserve de propriété (eigendomsvoorbehoud, Article 3:92 BW)
• Garantie, procédure de réclamation et limitation de responsabilité
• Force majeure, suspension et résiliation
• Propriété intellectuelle et confidentialité, le cas échéant
• Droit applicable et tribunal compétent

Pour les clients professionnels, il convient de respecter les règles légales relatives aux délais de paiement. Entre entreprises, un délai de paiement supérieur à 60 jours n'est valable que s'il n'est pas manifestement abusif pour le créancier (article 6:119a du Code civil allemand). Depuis le 1er juillet 2022, une grande entreprise qui achète auprès d'une PME ne peut convenir d'un délai de paiement supérieur à 30 jours (article 6:119a du Code civil allemand). Entre 2017 et mi-2022, le délai maximal était de 60 jours.

Pour les consommateurs, ajoutez les informations requises par la loi, telles que vos coordonnées, le droit de rétractation lorsqu'il s'applique et le fonctionnement de la garantie légale. De nombreuses entreprises utilisent deux versions : une pour les clients professionnels et une pour les consommateurs. Cela permet de garantir la lisibilité de chaque version et d'éviter qu'une clause destinée aux consommateurs ne soit interprétée selon les règles plus strictes applicables aux consommateurs dans un contrat commercial, et inversement.

How do you draft your terms step by step?

Commencez par analyser les risques propres à votre entreprise, et non par utiliser un modèle préétabli. Demandez-vous si vous vendez à des consommateurs, à des entreprises ou aux deux, quels dommages vos produits ou services peuvent causer, si vous proposez une prestation ponctuelle ou un service continu, et comment vous souhaitez être rémunéré.

Then decide on the basis. Many trade associations offer industry conditions to their members. Some have been negotiated with consumer organisations under the auspices of the Social and Economic Council (SER). Check whether they fit your actual work and add what is missing.

Conditions copied from a competitor or from a foreign template are a common source of trouble. They may refer to foreign law, use concepts that do not exist in Dutch law, or contain clauses that fall on the black list.

Pouvez-vous modifier vos conditions générales ultérieurement ?

Oui, mais les nouvelles conditions ne s'appliquent qu'aux nouveaux contrats, sauf si le contrat existant permet de les modifier. Pour les contrats en cours, tels que les abonnements ou les contrats de service, une clause de modification est nécessaire et les changements doivent être annoncés en temps utile.

Pour les consommateurs, une clause autorisant une modification substantielle des prestations est considérée comme ambiguë. En pratique, une telle clause n'est acceptable que si le consommateur peut résilier le contrat en cas de modification à son détriment. Une augmentation de prix dans les trois mois suivant la conclusion du contrat n'est autorisée que si le consommateur peut ensuite le résilier.

Avec les clients professionnels, vous avez plus de latitude, mais le principe reste le même : annoncez les modifications par écrit, accordez un délai raisonnable avant leur entrée en vigueur et envoyez le nouveau texte. Un client qui n’a jamais reçu la version modifiée peut faire valoir qu’il n’a pas eu la possibilité de la lire.

Devriez-vous déposer vos conditions auprès de la Chambre de commerce ou d'un tribunal ?

Le dépôt n'est pas obligatoire, mais il peut s'avérer utile. Il permet de connaître la version applicable à un moment donné et de s'y référer lorsqu'il est impossible de remettre les documents en main propre.

Le dépôt ne dispense pas de l'obligation de fournir les conditions. La règle générale demeure celle de leur remise avant ou au moment de la conclusion du contrat. Vous ne pouvez vous référer à la version déposée que si la remise des conditions s'avérait impossible, ce que les tribunaux n'acceptent que rarement, par exemple pour un contrat conclu par téléphone.

Quelles erreurs devez-vous éviter ?

L'erreur la plus fréquente est l'absence de communication claire des conditions. Une simple mention en bas d'un devis indiquant que les conditions « sont disponibles sur notre site web », sans lien direct ni pièce jointe, s'avère souvent insuffisante devant les tribunaux.

Une autre erreur fréquente consiste à limiter la responsabilité de manière excessive. Une clause excluant toute responsabilité, y compris en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave, risque d'être purement et simplement annulée par le tribunal, vous laissant ainsi sans aucune limitation. Un plafond modéré a bien plus de chances d'être accepté.

What should you check as the user of the conditions?

• Refer to your conditions in every quotation, order confirmation and online checkout, before the contract is concluded.
• Attach the conditions or provide a download link, and keep evidence that you did (Article 6:234 BW).
• Check consumer conditions against the black list (Article 6:236 BW) and grey list (Article 6:237 BW).
• Exclude intent and gross negligence from your limitation of liability.
• Expressly reject the other party’s conditions to avoid losing the battle of forms under Article 6:225(3) BW.

What should you check as the other party?

• Check whether you received the conditions before or when the contract was concluded.
• Check whether your business can rely on the annulment grounds, or falls under Article 6:235 BW (published accounts or at least 50 people).
• As a consumer, check clauses on liability, notice periods and price increases against the black and grey lists.
• Reject conflicting conditions expressly if you want your own conditions to apply.

What can we do for you with your general terms and conditions?

Notre avocats d'entreprise draft and review general terms and conditions for Dutch and international businesses.

• We draft general terms and conditions that fit your business, in separate versions for consumers and business customers.
• We review existing conditions against the black and grey lists and the rules on payment terms.
• We check how your quotations, order confirmations and checkout make the conditions part of the contract.
• We draft a limitation of liability and an amendment clause that are likely to hold up.
• We assess a dispute about the applicability of conditions and draft the annulment letter or the response.

Résumé

• Les conditions générales ne lient l'autre partie que si vous les avez déclarées applicables et remises avant ou à la conclusion du contrat (articles 6:232 à 6:234 du Code civil allemand).
• Les grandes entreprises et les partis qui emploient au moins 50 personnes ne peuvent pas se prévaloir de ces motifs d’annulation (article 6:235 BW).
• En ce qui concerne les consommateurs, la liste noire et la liste grise s’appliquent (articles 6:236 et 6:237 du BW) ; les petites entreprises peuvent en bénéficier indirectement.
• N’excluez jamais la responsabilité en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave ; un plafond modéré et clair a plus de chances d’être validé.
• Conservez les preuves que vous avez respecté les conditions et examinez-les au moins une fois par an.

Foire aux questions