Combien de temps pouvez-vous conserver les données ? Le RGPD ne donne pas de durée précise, seulement une norme : pas plus longtemps que nécessaire. Des délais stricts existent, mais ils sont prévus par d’autres textes législatifs.
Base légale
L’article 5, paragraphe 1, point e), du RGPD énonce le principe de limitation de la conservation : les données à caractère personnel ne peuvent être conservées sous une forme permettant l’identification pendant une durée supérieure à celle nécessaire au regard des finalités du traitement. Il appartient au responsable du traitement de déterminer et de justifier cette durée. Les délais de conservation légaux sont issus d’autres textes. L’article 52 de la loi relative aux impôts d’État impose aux entreprises une obligation de conservation de sept ans, portée à dix ans pour les données relatives aux biens immobiliers. Les documents relatifs à la paie doivent être conservés pendant cinq ans après la fin du contrat de travail. Lorsqu’une obligation légale de conservation s’applique, elle prévaut sur toute demande d’effacement.
Comment ça marche en pratique
Cela n'est possible qu'avec un calendrier de conservation : une durée, une base et un responsable pour chaque catégorie de données, avec un nettoyage périodique effectivement effectué. Pour les données de recrutement, la pratique courante est de quatre semaines après la clôture du processus, ou un an avec le consentement du candidat. Concernant les enregistrements vidéo, l'autorité néerlandaise de protection des données applique un délai de quatre semaines, sauf incident spécifique.
Là où ça tourne mal
Trois points reviennent fréquemment. Premièrement, les sauvegardes et les archives, qui restent hors calendrier et y demeurent pendant des années. Deuxièmement, la confusion entre l'obligation de conservation fiscale et le RGPD, ce qui conduit à la conservation de tous les documents pendant sept ans. Troisièmement, la réutilisation d'anciens fichiers à de nouvelles fins, qui requiert elle-même une base juridique.
termes connexes
Les durées de conservation sont liées aux droits des personnes concernées , à la violation des données personnelles et à l' accord de traitement des données.
Lectures complémentaires
Plus d'informations à ce sujet : Durée de conservation des données en vertu du droit néerlandais : combien de temps pouvez-vous conserver les données de vos clients ?
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