Il n'existe pas de durée de conservation unique pour les données personnelles. Conformément au RGPD, vous ne pouvez conserver les données que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées ; la législation fiscale néerlandaise fixe quant à elle des durées minimales de conservation pour les bulletins de paie, la déclaration de retenue à la source sur les salaires et la copie de la pièce d'identité du salarié.
En pratique, cela offre aux employeurs néerlandais trois points de repère : deux ans après la fin du contrat de travail pour la plupart des documents du dossier personnel, cinq ans pour le relevé d’impôt sur le salaire et la copie de la pièce d’identité, et sept ans pour la gestion de la paie. Notre article sur le contenu d’un dossier personnel traite de sa conservation ; celui-ci aborde la durée de conservation.
Quelle est la règle de base du RGPD ?
Ne conservez pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire. L’article 5, paragraphe 1, point e), du RGPD (limitation de la conservation) vous oblige à déterminer, pour chaque catégorie de données, la durée de conservation nécessaire et à justifier ce choix.
Le RGPD lui-même ne contient aucun tableau de délais. Les délais indiqués ci-dessous proviennent du droit fiscal néerlandais et des recommandations de l'Autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).
Quelles données conservez-vous pendant deux ans ?
La majeure partie du dossier personnel. Selon les directives de l'AP, les données sans délai légal de conservation sont généralement conservées pendant deux ans après le départ de l'employé.
Cela inclut, par exemple, le contrat de travail et ses avenants, les évaluations et les rapports de performance, la correspondance relative à la nomination, la promotion, la rétrogradation et le licenciement, les dossiers de formation, les avertissements, les références et les registres d'absence.
En cas de litige relatif à l'emploi avec un salarié, ou si une procédure judiciaire est en cours, vous pouvez conserver les données pertinentes plus longtemps, jusqu'à la résolution du litige. Cela justifie la conservation des éléments pertinents, et non l'intégralité du dossier indéfiniment.
Quelles données conservez-vous pendant cinq ou sept ans ?
Les documents fiscaux. Ici, vous n'avez aucune marge de manœuvre : l'obligation fiscale fixe la période et prime sur le principe général de conservation des données aussi brève que possible.
- La déclaration fiscale sur les salaires (loonbelastingverklaring) et la copie de la pièce d'identité que vous avez vérifiée lorsque l'employé a commencé : cinq ans après la fin de l'emploi.
- L'administration de la paie (loonadministratie) : sept ans, la période générale de conservation fiscale des documents de base fixée par l'administration fiscale et douanière néerlandaise (Belastingdienst).
Seuls les documents concernés par l'obligation fiscale sont soumis à ces délais plus longs. Le reste du dossier reste soumis à la règle des deux ans.
Combien de temps pouvez-vous conserver les données des candidats ?
Normalement, jusqu'à quatre semaines après la fin de la procédure de candidature. Avec le consentement du candidat, vous pouvez conserver les données pendant un an maximum, par exemple pour constituer un vivier de talents.
Le consentement doit être un véritable choix, demandé séparément et consigné par écrit. Une simple ligne dans votre déclaration de confidentialité ne suffit pas.
Qu’en est-il des maladies et des données médicales ?
Les données de santé relèvent de la responsabilité du médecin du travail ou du service de santé au travail, et non de la vôtre en tant qu'employeur. Elles sont soumises au secret médical et à leurs propres règles de conservation.
En tant qu'employeur, vous ne conservez que les dates d'absence et les informations nécessaires à la réintégration et au versement du salaire pendant l'arrêt maladie. Ces données suivent la durée de conservation habituelle du dossier du personnel.
Comment faire fonctionner la fidélisation en pratique ?
Trois éléments permettent de transformer les règles en conformité.
- Un calendrier de conservation qui définit la période par catégorie, enregistré dans votre registre des activités de traitement (article 30 du RGPD).
- Un moment fixe chaque année où vous appliquez concrètement le calendrier. Les politiques de fidélisation échouent généralement par inaction, et non par désaccord.
- Suppression définitive. Supprimer un fichier du système RH alors que des copies subsistent dans les boîtes mail, les lecteurs partagés et les sauvegardes n'est pas une suppression définitive, et une demande d'accès de l'employé permettra de le constater rapidement.
En résumé
- Le RGPD ne fixe aucune durée fixe : les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à leur finalité.
- La plupart des dossiers du personnel : deux ans après la fin du contrat de travail, plus longtemps seulement pour les données pertinentes à un litige.
- Déclaration de retenue à la source et copie de la pièce d'identité : cinq ans après la fin de l'emploi ; gestion de la paie : sept ans.
- Candidats : jusqu’à quatre semaines après l’intervention, ou jusqu’à un an avec consentement enregistré.
- Les données médicales restent chez le médecin du travail ; vous ne conservez que les dates d'absence et ce dont vous avez besoin pour votre réintégration et le versement de votre salaire.
Foire aux questions
Un employé peut-il exiger la suppression de données ?
Parfois. Le droit à l'effacement prévu à l'article 17 du RGPD s'applique lorsque les données ne sont plus nécessaires ou ont été traitées illégalement. Il ne prévaut pas sur une obligation légale de conservation, telle que l'obligation fiscale.
Pouvons-nous conserver ce dossier plus longtemps en cas de réclamation ultérieure ?
Conserver uniquement les éléments pertinents, et seulement lorsqu'une réclamation est raisonnablement prévisible. La simple possibilité d'un litige futur ne justifie pas la conservation de l'intégralité des documents.
Qu’en est-il des références et des documents de sortie ?
Ces accords relèvent de la catégorie générale des accords de deux ans. Le maintien de l'accord transactionnel (vaststellingsovereenkomst) pour l'exercice fiscal concerné est justifié lorsqu'il a des conséquences sur la paie, comme par exemple le versement d'une indemnité de départ.
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