Comment enregistrer une entreprise à une adresse de bureau virtuel ?

Une question courante parmi les entrepreneurs est de savoir si vous pouvez enregistrer une entreprise à une adresse de bureau virtuel. Aux actualités, vous lisez souvent sur les entreprises étrangères ayant une adresse postale aux Pays-Bas. Avoir de soi-disant sociétés de boîtes postales a ses avantages. La majorité des entrepreneurs savent que cette possibilité existe, mais la façon dont vous la gérez et les exigences que vous devez satisfaire ne sont toujours pas claires pour beaucoup. Tout commence par l'inscription à la Chambre de commerce. Il est possible d'enregistrer votre entreprise même si vous vivez à l'étranger. Cependant, il existe une demande principale: votre entreprise doit avoir une adresse de visite néerlandaise ou les activités commerciales de votre entreprise doivent avoir lieu aux Pays-Bas.

Boutique en ligne des exigences légales

En tant que propriétaire d'une boutique en ligne, vous avez des obligations légales envers le client. Il est obligatoire d'avoir une politique de retour, vous devez être joignable pour les demandes des clients, vous êtes responsable de la garantie et vous êtes tenu de proposer au moins une option après paiement. Dans le cas d'un achat par un consommateur, la demande est également qu'un consommateur n'ait pas à payer plus de 50% du montant de l'achat à l'avance. Bien sûr, il est permis, si le consommateur le fait volontairement, d'effectuer un paiement intégral, mais un détaillant (en ligne) n'est pas autorisé à obliger. Cette demande s'applique uniquement lorsque vous achetez des produits, pour les services, un prépaiement complet est requis.

La mention d'une adresse est-elle obligatoire?

L'emplacement des coordonnées doit être clairement et logiquement repérable dans la boutique en ligne. La raison en est que le client a le droit de savoir avec qui il fait affaire. Cette exigence est soutenue par la droit et est donc obligatoire pour chaque boutique en ligne.

Les informations de contact se composent de trois parties:

• L'identité de l'entreprise
• Les coordonnées de l'entreprise
• L'adresse géographique de l'entreprise.

L'identité de l'entreprise désigne les données d'inscription de l'entreprise telles que le numéro de chambre de commerce, le numéro de TVA et le nom de l'entreprise. Les coordonnées sont les données que les consommateurs peuvent utiliser pour contacter la boutique en ligne. L'adresse géographique désigne l'adresse à partir de laquelle l'entreprise exerce ses activités.

L'adresse géographique doit être une adresse visitable et ne peut pas être une adresse de boîte postale. Dans de nombreuses petites boutiques en ligne, l'adresse de contact est identique à l'adresse géographique. Il peut être difficile de se conformer à l'obligation de fournir des coordonnées. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur la manière dont vous pouvez néanmoins satisfaire à cette exigence.

Adresse virtuelle

Si vous ne voulez pas ou ne pouvez pas donner une adresse visitable sur votre boutique en ligne, vous pouvez utiliser une adresse de bureau virtuel. Cette adresse peut également être gérée par l'organisation à laquelle vous payez le loyer. Ce type d'organisations propose également divers services tels que le suivi et l'acheminement des envois postaux. Avoir une adresse néerlandaise est bon pour la confiance des visiteurs de votre boutique en ligne.

Pour qui?

Vous pouvez avoir besoin d'une adresse de bureau virtuel pour plusieurs raisons. Une adresse de bureau virtuel est principalement destinée à:

• Les gens qui font des affaires à la maison; qui veulent séparer les affaires de la vie privée.
• Les personnes qui font des affaires à l'étranger, mais qui tentent également de maintenir un bureau aux Pays-Bas;
• Les personnes ayant une entreprise aux Pays-Bas, qui souhaitent avoir un bureau virtuel.

Sous certaines conditions, une adresse virtuelle peut être enregistrée à la Chambre de Commerce.

Inscription à la Chambre de Commerce

Lors de la procédure de demande, une ou plusieurs succursales de votre entreprise seront enregistrées. Dans ce processus, l'adresse postale et l'adresse de visite seront toutes deux enregistrées. L'adresse de visite ne sera prise en compte que si vous pouvez prouver que votre succursale y est située. Cela peut être prouvé au moyen d'un contrat de location. Cela s'applique également si votre entreprise est située dans un centre d'affaires.

Si le contrat de location indique que vous louez un bureau (un espace) de manière permanente, vous pouvez l'inscrire comme adresse de visite au registre du commerce. Avoir une adresse de location permanente ne signifie pas que vous devez toujours être présent, mais vous devez avoir la possibilité d'être présent en permanence si nécessaire. Par exemple, si vous louez un bureau ou un bureau deux heures par semaine, cela ne suffit pas pour remplir les conditions d'enregistrement de votre entreprise.

Pour enregistrer votre entreprise, vous devez disposer de plusieurs documents:

• Les formulaires d'inscription de la Chambre de commerce;
• Un contrat de location, - d'achat ou de location signé à l'adresse de visite néerlandaise;
• Une copie légalisée d'une preuve d'identité valide (vous pouvez en faire la demande auprès de l'ambassade des Pays-Bas ou d'un notaire);
• Un extrait original ou une copie légalisée du registre de la population de la municipalité étrangère dans laquelle vous vivez, ou un autre document d'une organisation officielle indiquant votre adresse à l'étranger.

Règlement de la Chambre de Commerce concernant le 'Bureau Virtuel'

Ces dernières années, on a remarqué qu'un bureau virtuel était un bureau dans lequel une entreprise était située mais où le travail n'était pas réellement exécuté. Il y a quelques années, la Chambre de commerce a modifié les règles relatives aux bureaux virtuels. Dans le passé, il était courant que des entreprises dites « fantômes » installent leurs activités dans une adresse de bureau virtuel.

Afin d'éviter des activités illégales, la Chambre de commerce vérifie si les entreprises disposent d'un bureau virtuel et exercent également leurs activités à partir de cette même adresse. La Chambre de commerce appelle cela une pratique commerciale durable. Cela ne signifie pas que les entrepreneurs qui ont un bureau virtuel doivent également y être présents en permanence, mais cela signifie qu'ils doivent avoir la possibilité d'être présents en permanence en cas de besoin.

Si vous avez des questions sur ce blog ou si vous rencontrez des difficultés avec la Chambre de Commerce, veuillez contacter les avocats de Law & More. Nous répondrons à vos questions et vous fournirons une assistance juridique si nécessaire.