Types d'obligations légales pour les entreprises aux Pays-Bas

La conformité légale implique que votre entreprise respecte toutes les règles qui lui sont applicables : les lois néerlandaises, les réglementations européennes directement applicables, les conditions des permis et licences, les conventions collectives et les politiques internes que vous avez adoptées. Pour une entreprise aux Pays-Bas, ces règles relèvent d’un nombre limité de domaines, chacun ayant son propre organisme de contrôle. Vous ne pouvez les gérer efficacement qu’une fois que vous savez quels domaines vous concernent et qui est chargé de leur application.

Les principaux domaines concernés sont l'emploi, la protection des données et la cybersécurité, la fiscalité et l'information financière, la lutte contre le blanchiment d'argent et les sanctions, le droit de la concurrence et de la consommation, l'environnement et la sécurité des produits, la gestion administrative des entreprises et les licences sectorielles. Vous trouverez ci-dessous des informations sur les exigences de chaque domaine, l'autorité compétente, les coûts liés à la non-conformité et la manière de mettre en place un programme dont l'efficacité est démontrée.

Quelle est la différence entre la conformité légale et la conformité réglementaire ?

Le respect des obligations légales est l'obligation générale d'obéir à la loi qui s'applique à tous. Le respect des obligations réglementaires, quant à lui, concerne un ensemble plus restreint d'obligations qu'un organisme de contrôle désigné surveille et fait appliquer dans un secteur particulier ou pour un risque spécifique.

La conformité légale englobe le Code civil néerlandais (Burgerlijk Wetboek, BW), la législation fiscale, le droit du travail, le droit pénal et les règles générales relatives à l'environnement et aux données personnelles. Elle définit la norme minimale et s'applique, que des contrôles soient effectués ou non.

La conformité réglementaire s'applique, par exemple, à un établissement de paiement en vertu de la loi sur la surveillance financière (Wet op het financieel toezicht, Wft), à un hôpital en vertu de l'inspection des soins de santé, à une entreprise exploitant une installation soumise à une autorisation d'urbanisme et d'aménagement (omgevingsvergunning), ou à un opérateur de jeux de hasard en vertu de la loi sur les paris et les jeux (Wet op de kansspelen). Elle comprend généralement une licence ou un enregistrement, une obligation de déclaration continue, des pouvoirs d'inspection et des sanctions administratives telles qu'une injonction assortie d'une pénalité (last onder dwangsom) ou une amende administrative (bestuurlijke boete).

Pourquoi cette distinction est importante en pratique

L'application de ces deux formes de droit diffère selon les voies et le rythme. Une infraction au droit commun est généralement constatée lors d'un litige, d'une réclamation ou d'une enquête pénale, et fait l'objet d'une décision de justice. Une infraction à une réglementation est constatée lors d'une inspection ou d'un signalement obligatoire, et est traitée administrativement, souvent bien avant toute saisine des tribunaux.

Lorsque vous listez vos obligations, indiquez pour chacune la procédure à suivre. Cela déterminera qui informer, le délai de réponse et si vous serez amené à collaborer ultérieurement avec un supérieur hiérarchique.

Soyez prudent avec les cadres réglementaires d'autres juridictions. La loi américaine Sarbanes-Oxley et les codes sectoriels rédigés pour le marché américain n'ont aucune valeur juridique aux Pays-Bas, même s'ils figurent souvent dans les logiciels de conformité. Ce qui lie une entreprise néerlandaise, ce sont le droit néerlandais et le droit de l'Union européenne, ainsi que les normes contractuelles qu'elle a acceptées, telles que le règlement d'un système de paiement ou les exigences d'audit d'un client.

D’où viennent vos obligations : de l’extérieur ou de l’intérieur ?

La conformité externe englobe les règles qui vous sont imposées de l'extérieur ; la conformité interne englobe les règles que vous établissez vous-même. Les deux sont importantes, car une règle interne, une fois adoptée, devient la norme à l'aune de laquelle un tribunal ou un supérieur hiérarchique évaluera votre conduite.

Les règles externes comprennent la législation, la réglementation européenne, les conditions d'autorisation, les conventions collectives de travail à caractère général et les règles de tout régime auquel vous adhérez. Vous ne pouvez pas les négocier et les conséquences d'une infraction relèvent de la compétence d'un tiers.

Les règles internes comprennent un code de conduite, une grille d'approbation des dépenses, une politique relative aux cadeaux et aux invitations, un code de conduite des fournisseurs et des normes de qualité supérieures aux exigences légales minimales. Leur application est volontaire à l'origine, mais pas systématiquement. Une fois communiquée, une règle interne peut s'intégrer à la relation de travail et servir de critère de licenciement en cas de non-respect des règles de l'entreprise. Ne pas appliquer une règle peut être pire que de ne pas en appliquer du tout, car cela démontre que vous avez identifié un risque et que vous n'avez rien fait.

Le droit néerlandais et européen exige de plus en plus que vous puissiez démontrer que vous êtes organisé(e) pour vous y conformer. Citons par exemple le principe de responsabilité du RGPD, l'obligation de maintenir une organisation administrative et un contrôle interne rigoureux dans le cadre de la supervision financière, ainsi que l'inventaire et l'évaluation des risques prévus par la législation sur les conditions de travail. La documentation constitue donc une preuve, et non une formalité administrative. Cela explique également pourquoi la conformité nécessite un responsable aux responsabilités clairement définies au niveau du conseil d'administration.

Quelles sont les exigences en matière de conformité au travail ?

Le droit du travail est impératif : il est impossible de s’y soustraire au détriment du salarié. La plupart des entreprises veillent d’abord à respecter ces obligations, notamment en matière de licenciement, de temps de travail, de salaire minimum et de santé et sécurité au travail.

Le droit du licenciement est régi par le Livre VII du Code civil néerlandais. Il s'agit d'un système fermé : l'employeur doit invoquer l'un des motifs légaux prévus à l'article 7:669 du Code civil et suivre la procédure appropriée. Le licenciement pour raisons économiques et après deux ans d'arrêt maladie relève de la compétence de l'Agence néerlandaise d'assurance sociale des salariés (UWV). Le licenciement pour motif personnel, tel qu'une insuffisance professionnelle, une rupture des relations de travail ou une faute grave, relève de la compétence du tribunal de grande instance (kantonrechter). La rupture conventionnelle est consignée dans une convention de rupture (vaststellingsovereenkomst), que le salarié peut révoquer dans un délai de 14 jours conformément à l'article 7:670b du Code civil.

Autour de ce noyau central s'articulent trois autres régimes. La loi sur le temps de travail (Arbeidstijdenwet) limite les temps de travail et de repos. La loi sur le salaire minimum et les congés payés minimum (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) fixe un salaire minimum légal horaire depuis le 1er janvier 2024, révisé deux fois par an. La loi sur les conditions de travail (Arbeidsomstandighedenwet) exige un inventaire et une évaluation des risques (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) écrits, assortis d'un plan d'action. Ce document est généralement la première chose que demande l'Inspection du travail néerlandaise (Nederlandse Arbeidsinspectie).

Si vous employez des ressortissants de pays hors EEE, la loi relative à l'emploi des étrangers (Wet arbeid vreemdelingen) s'applique. Vous devez obtenir un permis de travail ou un permis unique de travail et de séjour, et vérifier et photocopier la pièce d'identité de l'employé. L'inspection du travail applique ces dispositions et prévoit des amendes administratives.

Deux éléments à inclure dans votre plan

Les employeurs de 50 salariés ou plus doivent mettre en place une procédure de signalement interne conforme à la loi néerlandaise sur la protection des lanceurs d'alerte (Wet bescherming klokkenluiders). L'Autorité néerlandaise de protection des lanceurs d'alerte (Huis voor Klokkenluiders) est l'un des organismes externes auxquels les salariés peuvent s'adresser.

Les entreprises qui mettent des travailleurs à disposition de tiers doivent se préparer à la loi relative à l'agrément des intermédiaires de travail (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). Cette loi entrera en vigueur le 1er janvier 2027 et l'Autorité néerlandaise du travail appliquera l'obligation d'agrément à compter du 1er janvier 2028. La nouvelle Autorité néerlandaise du marché du travail (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) est chargée d'évaluer les demandes d'agrément. Les donneurs d'ordre sont également concernés, car le recours à un prestataire non agréé sera lui-même interdit.

Que requièrent la protection des données et la cybersécurité ?

Si vous traitez des données personnelles, le RGPD s'applique et vous devez être en mesure de démontrer que votre traitement est licite. Si vous exercez votre activité dans un secteur couvert par la loi sur la cybersécurité (Cyberbeveiligingswet), vous avez également une obligation de vigilance et une obligation de signaler les incidents.

Le RGPD (en néerlandais : Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) est complété par la loi néerlandaise de mise en œuvre du RGPD (Uitvoeringswet AVG). L’autorité de contrôle est l’Autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Il n’existe pas d’obligation générale de s’enregistrer auprès de l’AP avant de traiter des données personnelles. En revanche, le RGPD impose une obligation de transparence et de responsabilité.

Concrètement, cela implique une base légale pour chaque traitement, un registre des activités de traitement, des informations claires sur la protection des données, des procédures opérationnelles pour les demandes d'accès, de rectification et d'effacement, ainsi qu'un accord de traitement avec chaque sous-traitant. Vous devez également fournir une évaluation documentée des transferts hors de l'EEE, des mesures de sécurité appropriées et une analyse d'impact relative à la protection des données lorsque le traitement est susceptible d'engendrer un risque élevé.

Conformément à l'article 33 du RGPD, vous devez notifier toute violation de données à caractère personnel à l'autorité de protection des données (AP) dans les 72 heures suivant sa découverte, sauf si cette violation est peu susceptible d'engendrer un risque pour les personnes concernées. Conformément à l'article 34 du RGPD, vous devez également informer les personnes concernées si le risque est élevé. Le défaut de notification est passible d'une amende pouvant atteindre 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires annuel mondial. Les amendes maximales prévues par le RGPD, par exemple en cas de traitement sans base légale, peuvent atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu.

Cybersécurité en vertu de la loi sur la cybersécurité

La loi sur la cybersécurité, qui transpose la directive européenne NIS2, est applicable depuis le 15 août 2026. Elle concerne les entités essentielles et importantes des secteurs désignés. Ces entités doivent s'enregistrer auprès du Centre national de cybersécurité (NCSC) et respecter une obligation de vigilance couvrant la gestion des risques, la sécurité de la chaîne d'approvisionnement, la gestion des incidents et la continuité des activités. La direction est responsable de cette obligation.

Les incidents importants doivent être signalés en deux étapes : une alerte précoce dans les 24 heures et une notification plus complète dans les 72 heures. La supervision est assurée par des autorités sectorielles, l’Autorité néerlandaise pour l’infrastructure numérique (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI) étant compétente pour les infrastructures numériques et les fournisseurs de services numériques. Commencez par vérifier si vous êtes concerné. La taille et le secteur d’activité déterminent cette exigence, et non votre propre appréciation du caractère critique de votre activité.

intelligence artificielle

En vertu de la loi européenne sur l'IA, les interdictions relatives aux pratiques prohibées, les obligations applicables aux modèles d'IA à usage général et les obligations de transparence pour les systèmes interagissant avec les personnes ou générant du contenu synthétique sont déjà en vigueur. Le régime des systèmes à haut risque a été reporté par le paquet omnibus numérique : au 2 décembre 2027 pour les systèmes énumérés à l'annexe III et au 2 août 2028 pour l'IA intégrée aux produits couverts par l'annexe I. La proposition de directive sur la responsabilité en matière d'IA ayant été retirée, la responsabilité pour les dommages causés par l'IA est désormais évaluée selon les règles néerlandaises ordinaires relatives à la responsabilité délictuelle, à la responsabilité du fait des produits et au droit des contrats.

Quelles sont les obligations fiscales, de déclaration et de lutte contre le blanchiment d'argent applicables ?

Toute entreprise a des obligations fiscales et, en tant que BV ou NV, l'obligation de déposer des comptes annuels. Les obligations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent ne concernent que les établissements désignés, mais ce groupe est plus large qu'on ne le pense généralement.

Selon votre statut juridique, vous êtes assujetti à l'impôt sur les sociétés ou à l'impôt sur le revenu, ainsi qu'à la TVA, et vous devez retenir et verser les cotisations sociales et les impôts sur les salaires de vos employés. L'administration fiscale (Belastingdienst) gère l'ensemble de ces obligations. Celles-ci comportent des obligations procédurales et de fond : déclarations exactes et déposées dans les délais, tenue de registres complets et gestion transparente et auditable. Vous devez conserver vos documents comptables pendant sept ans et les données relatives aux biens immobiliers pendant dix ans.

Law & More Ce service ne fournit pas de conseils en matière de structuration fiscale. Pour définir votre position fiscale, vous devez consulter un conseiller fiscal. Il est judicieux que le conseiller fiscal détermine la position à adopter, tandis qu'un avocat gère les conséquences en cas de litige ou de contrôle.

Comptes annuels

Une BV ou NV doit établir, adopter et déposer ses comptes annuels auprès de la Chambre de Commerce (Kamer van Koophandel, KvK) au plus tard douze mois après la clôture de l'exercice. Le dépôt tardif constitue plus qu'une simple formalité : il s'agit d'une infraction économique qui, en cas de faillite ultérieure, équivaut à une négligence des dirigeants au sens de l'article 2:248 du Code civil néerlandais (BW). La loi présume alors que cette négligence a été une cause importante de la faillite, ce qui peut engager la responsabilité personnelle des dirigeants pour le déficit. Les sociétés cotées sont soumises à des obligations supplémentaires de déclaration et de publication, supervisées par l'Autorité néerlandaise des marchés financiers (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Lutte anti-blanchiment

La loi relative à la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, WWFT) s'applique aux institutions désignées. Il s'agit notamment des banques, des assureurs et des établissements de paiement, mais aussi des experts-comptables, des conseillers fiscaux, des notaires, des avocats pour certains services, des agents immobiliers, des sociétés de fiducie, des fournisseurs de services de cryptomonnaies et des négociants qui acceptent d'importants paiements en espèces.

Leurs missions consistent à effectuer une vérification préalable de la clientèle fondée sur les risques, à identifier et vérifier le bénéficiaire effectif (détenant plus de 25 % des parts), à assurer un suivi continu et à signaler les transactions inhabituelles à la Cellule de renseignement financier (FIU-Nederland). Le système néerlandais exige le signalement de toutes les transactions inhabituelles, et non seulement des transactions suspectes, ce seuil étant volontairement plus bas. La supervision est partagée entre la Banque centrale des Pays-Bas (DNB), l'Autorité néerlandaise des marchés financiers (AFM), le Bureau de surveillance des fonds publics (Bureau Toezicht Wwft) et les instances professionnelles.

Le blanchiment d'argent constitue une infraction pénale en vertu des articles 420bis à 420quater du Code pénal néerlandais (Wetboek van Strafrecht, Sr) ; la loi néerlandaise sur le blanchiment d'argent (Wwft) impose uniquement des obligations préventives. Notre guide sur le blanchiment d'argent aux Pays-Bas explique le lien entre ces deux aspects. Si votre entreprise gère des actifs numériques, consultez également notre note sur les risques de conformité liés aux cryptomonnaies.

Les sanctions

On confond souvent le respect des sanctions avec la lutte contre le blanchiment d'argent, mais il s'applique à toutes les entreprises, et pas seulement aux institutions désignées, et aucune exemption n'est prévue en fonction du risque. Si vous effectuez des transactions internationales, consultez notre guide sur le respect des sanctions aux Pays-Bas . Il aborde le filtrage, le test de propriété et de contrôle, ainsi que les obligations de déclaration en vertu de la loi de 1977 sur les sanctions (Sanctiewet 1977).

Que requièrent le droit de la concurrence, le droit de la consommation et le droit des contrats ?

Vous ne pouvez pas vous entendre avec vos concurrents sur les prix ou les marchés, et vous ne pouvez pas abuser d'une position dominante. Si vous vendez à des consommateurs, vous devez également respecter les règles relatives à la consommation énoncées dans les livres 6 et 7 du Code civil néerlandais.

La loi sur la concurrence (Mededingingswet) est calquée sur le droit européen de la concurrence. Elle interdit les accords et les pratiques concertées qui restreignent la concurrence ainsi que l'abus de position dominante. L'Autorité de la consommation et des marchés (ACM) est chargée de leur application et dispose de pouvoirs incluant des inspections inopinées des locaux commerciaux et des données numériques.

Les entreprises ordinaires sont rarement prises au piège des cartels classiques. Les risques réels résident dans les échanges d'informations au sein d'une association professionnelle, les ententes sur les prix ou la répartition du territoire entre distributeurs, les accords de non-débauchage entre employés et le maintien des prix de revente présentés comme prix conseillés. Les amendes sont calculées en fonction du chiffre d'affaires et les dirigeants peuvent être sanctionnés personnellement pour avoir incité ou dirigé l'infraction.

L'Autorité de la concurrence et des marchés (ACM) veille également à l'application du droit de la consommation. Les règles relatives à la vente à distance, à l'information précontractuelle, au droit de rétractation de 14 jours, aux pratiques commerciales déloyales et aux clauses générales abusives s'appliquent à toute entreprise vendant à des consommateurs. Leur application est assurée à titre privé, car un consommateur peut annuler une clause abusive, et à titre public, car l'ACM peut infliger des amendes. L'ACM supervise également les marchés de l'énergie, des télécommunications, des services postaux et des transports. Depuis l'entrée en vigueur de la loi sur l'énergie (Energiewet) le 1er janvier 2026, elle applique cette loi en lieu et place de la loi sur l'électricité de 1998 et de la loi sur le gaz.

Conformité du contrat

Le respect des obligations contractuelles est un domaine souvent négligé, mais source de nombreux litiges. Conformément à l'article 6:234 du Code civil allemand (BW), vous devez fournir vos conditions générales de vente avant ou au moment de la conclusion du contrat ; à défaut, l'autre partie peut en annuler les clauses. Les délais légaux courent, même en l'absence de surveillance. L'acheteur doit formuler une réclamation dans un délai raisonnable après la découverte d'un défaut, et le délai de prescription n'est interrompu que par une mise en demeure écrite dans laquelle vous vous réservez clairement votre droit à l'exécution.

Un calendrier des échéances contractuelles et légales est donc un outil de conformité, et non un détail juridique. Pour les problèmes récurrents dans ce domaine, consultez notre aperçu des questions juridiques courantes en entreprise.

Quelles sont les règles environnementales et relatives aux produits qui vous concernent ?

Les activités ayant un impact sur l'environnement physique relèvent de la loi sur l'environnement et l'aménagement du territoire (Omgevingswet), soit selon les règles générales, soit sous réserve d'une autorisation. Les produits mis sur le marché de l'UE doivent être conformes à la législation européenne en matière de produits.

La loi sur l'environnement (Omgevingswet) est applicable depuis le 1er janvier 2024. Elle a fusionné les anciennes législations en matière d'urbanisme, de construction et d'environnement en un seul système. Les municipalités, les provinces et les services des eaux sont les autorités compétentes, et les services environnementaux régionaux (Omgevingsdiensten) effectuent la plupart des inspections et des contrôles. Si votre entreprise traite des déchets, effectue des rejets dans l'eau ou dans l'air, stocke des substances dangereuses ou exploite des installations énergivores, considérez que vous êtes concerné et vérifiez la réglementation plutôt que d'attendre une inspection.

La conformité des produits est largement régie par la réglementation européenne. Pour être mis sur le marché de l'UE, un produit doit respecter la législation harmonisée applicable, porter le marquage CE lorsque requis, être accompagné d'une documentation technique et être commercialisé par un opérateur économique responsable établi dans l'UE. L'Autorité néerlandaise de sécurité des aliments et des produits de consommation (NVWA) supervise l'hygiène alimentaire, l'étiquetage et la traçabilité des produits, ainsi que la sécurité des produits de consommation, des jouets et de certains autres produits. L'Inspection de l'environnement humain et des transports (ILT) supervise les transports, le traitement des déchets, le logement et les infrastructures.

Rapports de durabilité et diligence raisonnable

L'UE a restreint les règles de durabilité par le biais du paquet Omnibus I, la directive (UE) 2026/470. L'obligation de vigilance (CSDDD) ne s'applique désormais qu'aux très grandes entreprises, à compter du 26 juillet 2029 ; les États membres doivent la transposer d'ici le 26 juillet 2028. Le régime harmonisé de responsabilité civile de l'UE a été supprimé et les amendes sont plafonnées à 3 % du chiffre d'affaires net mondial. Le champ d'application du reporting de durabilité (CSRD) a également été réduit aux plus grandes entreprises. La mise en œuvre aux Pays-Bas est encore en cours ; il est donc conseillé de vérifier la situation actuelle avant de se fier à une source ancienne.

Quelles sont les obligations et les licences en matière de service d'entretien ménager des entreprises ?

Toute personne morale néerlandaise doit maintenir son inscription à la Chambre de commerce et déclarer ses bénéficiaires effectifs. Si l'accès à votre marché requiert une licence, les conditions de cette licence figurent parmi vos obligations les plus importantes.

Le registre du commerce (Handelsregister) doit mentionner vos dirigeants actuels, vos signataires autorisés et votre siège social. Un registre obsolète permet de présenter un ancien dirigeant comme toujours habilité. Les bénéficiaires effectifs doivent être inscrits au registre des bénéficiaires effectifs (UBO) tenu par la Chambre de commerce. L'accès public à ce registre est restreint depuis l'arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne du 22 novembre 2022, mais l'obligation d'inscription demeure. Les autorités compétentes et, dans certaines circonstances, les institutions de la WWFT, y ont toujours accès.

La gouvernance d'entreprise ajoute une dimension supplémentaire. Conformément à l'article 2:239 de la loi allemande sur les sociétés (BW) (pour les BV), les administrateurs doivent agir dans l'intérêt de la société et de son activité. Un administrateur en situation de conflit d'intérêts ne peut participer à la décision. Le régime des grandes entreprises (structuruurregime) et la loi sur les comités d'entreprise (Wet op de ondernemingsraden) imposent leurs propres obligations de consultation et d'approbation. Depuis le 1er janvier 2025, des règles modifiées s'appliquent aux litiges entre actionnaires et à l'accès à la procédure d'enquête devant la Chambre des entreprises (Ondernemingskamer). Amsterdam Cour d'appel.

Les licences sectorielles sont prioritaires. Les services financiers requièrent une licence Wft délivrée par la DNB ou l'AFM. Les jeux de hasard nécessitent une licence de l'Autorité néerlandaise des jeux (Kansspelautoriteit). Les prestataires de soins de santé sont soumis à l'Inspection de la santé et de la jeunesse (IGJ) et, pour les tarifs et les règles de conduite du marché, à l'Autorité néerlandaise des soins de santé (NZa). La garde d'enfants, la sécurité privée, le transport en taxi, le traitement des déchets et les armes à feu sont tous soumis à des réglementations spécifiques. Le non-respect des conditions de licence met en péril la licence elle-même, et pas seulement vos finances.

Qui fait respecter quoi ?

La conformité devient plus facile à gérer une fois que l'on sait identifier l'autorité responsable de chaque obligation. Cette autorité détermine les sanctions encourues, les rapports à fournir et le ton à adopter lors des échanges. Voici le schéma de fonctionnement pour la plupart des entreprises :

• Autorité néerlandaise de protection des données (AP) : le RGPD, les notifications de violation de données et les plaintes des personnes concernées.
• Autorité néerlandaise du travail : conditions de travail, durée du travail, salaire minimum, emploi de ressortissants étrangers et exploitation de la main-d’œuvre.
• Autorité pour les consommateurs et les marchés (ACM) : concurrence, protection des consommateurs et marchés réglementés de l'énergie, des télécommunications, des services postaux et des transports.
• La Banque des Pays-Bas et l'AFM : supervision des entreprises financières dans le cadre du Wft, et supervision par le Wft des institutions qui leur sont attribuées.
• Administration fiscale et douanière, y compris le Bureau de surveillance Wwft : déclarations et paiements d'impôts, tenue de registres et surveillance anti-blanchiment d'argent des commerçants et des intermédiaires.
• FIU-Nederland : reçoit les signalements de transactions inhabituelles et décide lesquelles sont déclarées suspectes et transmises aux autorités chargées de l'enquête.
• NVWA : sécurité alimentaire, sécurité des produits, étiquetage et bien-être animal.
• ILT : transport, envoi de déchets, eau et logement.
• Municipalités, provinces et services environnementaux : permis et application de la loi Omgevingswet.
• RDI et les autorités de surveillance sectorielles en matière de cybersécurité : le devoir de vigilance et le signalement des incidents en vertu de la loi sur la cybersécurité (Cyberbeveiligingswet).
• Douanes (Douane) et Office central d'import-export (CDIU) : douanes, contrôle des exportations, licences à double usage et sanctions à la frontière.
• Régulateurs sectoriels : le Kansspelautoriteit, l'IGJ et la NZa, et à partir de 2027 le Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt pour les intermédiaires du travail.

Derrière toutes ces infractions se cache la voie pénale. La loi sur les délits économiques (Wet op de economische delicten, WED) transforme les violations de nombreuses réglementations en délits économiques. Ces infractions font l'objet d'enquêtes menées par le Service de renseignement et d'enquête fiscale (FIOD) ou l'inspection compétente, et sont poursuivies par le service spécialisé du parquet (Functioneel Parket). C'est ainsi qu'un problème administratif devient une infraction pénale, et c'est pourquoi votre réponse à la première demande d'information de votre supérieur hiérarchique constitue une décision juridique, et non opérationnelle.

Quel est le coût de la non-conformité ?

L'amende représente le coût visible, mais rarement le plus important. La perte de licence, la responsabilité personnelle des dirigeants et le préjudice commercial pèsent généralement plus lourd.

Les amendes maximales sont élevées : jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial en vertu du RGPD, des amendes basées sur le chiffre d’affaires en droit de la concurrence et des catégories d’amendes en vertu de la directive sur la concurrence déloyale qui augmentent avec la gravité de l’infraction.

Le second coût est la perte de l'autorisation d'exercer. Un autorité de contrôle peut suspendre ou retirer une licence, imposer une injonction assortie d'une amende qui court jusqu'à son exécution, fermer un établissement ou interdire la commercialisation d'un produit. Pour une entreprise réglementée, cela peut être fatal. Former un recours ou une opposition ne suspend pas une telle décision ; il faut pour cela demander une mesure provisoire au juge des référés.

Le troisième coût est personnel. Les administrateurs peuvent être tenus responsables envers la société pour manquement à leurs obligations en vertu de l'article 2:9 du Code civil allemand (BW), envers les tiers pour actes illicites, et envers la masse de la faillite si les comptes n'ont pas été déposés ou si la gestion a été inadéquate. En vertu de l'article 51 du Code civil allemand (Sr), une infraction commise par une société peut également donner lieu à des poursuites contre les personnes qui ont donné les instructions ou qui ont effectivement dirigé l'acte prohibé. Votre dossier de conformité constitue alors une preuve concernant les personnes physiques autant que la société.

Le quatrième coût est d'ordre commercial. Les banques réévaluent la relation, les assureurs augmentent les primes ou retirent leur couverture, les appels d'offres exigent des déclarations que vous ne pouvez plus faire, les clients invoquent leurs droits d'audit et de résiliation, et les acquéreurs de votre entreprise demandent des réductions de prix ou des indemnités. Les manquements à la conformité sont également mis au jour des années plus tard lors des vérifications préalables. Comme l'explique notre note sur la prévention des risques en matière de conformité d'entreprise , rester à jour est bien moins coûteux que de réparer les dégâts sous surveillance.

Comment construire un programme de conformité dont on puisse prouver la conformité ?

Commencez par dresser un registre de vos obligations, évaluez les risques, intégrez des contrôles à vos processus et conservez des preuves de leur efficacité. Un supérieur hiérarchique s'intéresse à vos actions, et non à ce que prévoit votre politique.

Le registre des obligations est une liste exhaustive de toutes les obligations qui régissent votre entreprise, classées selon les domaines mentionnés ci-dessus. Pour chaque obligation, il indique la source, le responsable hiérarchique, le responsable interne et les preuves de conformité. La plupart des organisations constatent lors de cet exercice que le problème ne réside pas dans un désaccord sur les règles, mais dans le fait que personne ne se les approprie.

Évaluer les risques

Évaluez chaque obligation en fonction de la probabilité de non-respect et de la gravité des conséquences. La gravité ne se limite pas aux aspects financiers : un permis menacé est plus prioritaire qu’une amende importante. Concentrez vos efforts de contrôle sur les points les plus critiques et justifiez votre choix par écrit. Un supérieur hiérarchique acceptera bien plus facilement une priorisation réfléchie qu’une liste de contrôle non remplie.

Intégrez des contrôles dans vos processus

Les mécanismes de contrôle sont plus efficaces lorsqu'ils sont automatisés. Par exemple : une étape de vérification des sanctions lors de la réception d'une commande, un champ obligatoire pour la base légale dans votre outil marketing, une double validation pour les paiements dépassant un certain montant et un rappel automatique pour les dates de renouvellement des permis. Attribuez à chaque mécanisme de contrôle un responsable doté de l'autorité et du budget nécessaires à sa mise en œuvre, qui rendra compte à un membre du conseil d'administration responsable de l'ensemble des opérations.

Former les bonnes personnes

La formation est essentielle pour les personnes qui prennent les décisions concernées : les services commerciaux et achats pour la concurrence et les sanctions, le marketing et l’informatique pour la protection des données, les RH pour l’emploi et la finance pour la fiscalité et les paiements. Elle doit être concrète et concise, répétée et faire l’objet d’un suivi des présences. Mettez en place un canal de signalement conforme à la législation sur la protection des lanceurs d’alerte et digne de confiance, et assurez-vous que les signalements fassent l’objet d’enquêtes approfondies.

Surveiller et conserver les preuves

Mettez en place un calendrier de contrôles internes, effectuez un suivi complet d'un échantillon de transactions au moins une fois par an, consignez les incidents et les quasi-accidents, et assurez un suivi jusqu'à la résolution de chaque problème. Présentez des rapports au conseil d'administration de manière régulière, et non seulement après un incident. Gérez vos politiques sous contrôle de version, enregistrez la date de leur dernière révision et conservez les documents justificatifs pendant au moins la durée légale de conservation.

Si un problème s'avère être une infraction, renseignez-vous rapidement sur l'opportunité d'une divulgation volontaire. Dans certains cas, c'est le cas, mais seulement si vous agissez avant que votre supérieur hiérarchique ne découvre l'infraction par un autre moyen. Un avocat spécialisé en conformité et votre avocat d'affaires peuvent vous aider à prendre une décision rapide.

En résumé

• La conformité légale englobe toutes les règles qui s'appliquent à votre entreprise ; la conformité réglementaire est la partie dont l'application est assurée par un superviseur désigné.
• Les principaux domaines sont l'emploi, la protection des données et la cybersécurité, la fiscalité et le reporting, la lutte contre le blanchiment d'argent et les sanctions, le droit de la concurrence et de la consommation, l'environnement et les produits, et la gestion administrative des entreprises.
• Chaque zone a son propre superviseur, et le WED peut transformer une infraction réglementaire en affaire criminelle.
• Le non-respect de ces règles peut vous coûter votre licence et engager la responsabilité personnelle des administrateurs, et pas seulement entraîner des amendes.
• Un programme ne fonctionne que s'il a des responsables, des contrôles intégrés à vos processus et des preuves de son efficacité.

Foire aux questions

Law & More Elle conseille les entreprises aux Pays-Bas en matière d'emploi, de protection des données, de concurrence, de lutte contre le blanchiment d'argent, de permis et de responsabilité des dirigeants, et intervient lorsqu'un autorité de contrôle ou le ministère public (Openbaar Ministerie, OM) est impliqué. Autorité néerlandaise de protection des données et la Autorité pour les consommateurs et les marchés Ils publient leurs propres recommandations aux entreprises. Vous ne savez pas quelles sont vos options ? Décrivez-nous votre situation. Nous vous indiquerons vos options sous 24 heures ouvrables.