VOG pour les étrangers : que faire si votre casier judiciaire se trouve à l’étranger ?

Un certificat de bonne conduite néerlandais (verklaring omtrent het gedrag, VOG) est délivré par Justis sur la base de données judiciaires néerlandaises ; par conséquent, une condamnation prononcée hors de l’UE n’y figure généralement pas. Exceptions : les condamnations prononcées dans d’autres États membres de l’UE peuvent être transmises à Justis via ECRIS, et l’IND examine séparément les condamnations étrangères pour l’obtention de votre permis de séjour, sur la base de votre déclaration.

Les employeurs exigent un extrait de casier judiciaire (VOG) pour de nombreux postes dans les secteurs de la petite enfance, de l'éducation, de la santé, de la finance et des transports. Vous trouverez ci-dessous des informations sur les éléments que Justis peut consulter, les cas où une condamnation étrangère est prise en compte et les conséquences d'un refus sur votre titre de séjour.

Qu’est-ce qu’un VOG et qui l’émet ?

Une vérification de casier judiciaire (VOG) indique que, compte tenu de vos antécédents judiciaires, aucune objection n'a été soulevée concernant le poste pour lequel elle est demandée. Il ne s'agit ni d'une attestation de moralité, ni d'une copie de votre casier judiciaire. Elle répond à une question précise : étant donné ce que l'on sait de vous et la nature du poste, existe-t-il un risque inacceptable ?

Seul un organisme délivre le certificat de vérification des antécédents (VOG) : Justis, l’autorité de vérification du ministère de la Justice et de la Sécurité. Les municipalités et les employeurs transmettent les demandes ; ils n’ont pas le pouvoir de décision. Le fondement juridique est la loi fédérale sur la justice et la sécurité (Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, Wjsg), dans sa section relative à la déclaration du motif de refus, articles 28 à 39. L’article 28 définit le certificat, et l’article 35 établit les critères de refus qui constituent le critère principal.

VOG NP ou VOG RP : lequel vous faut-il ?

Deux produits portent le même nom et sont souvent confondus.

• VOG NP (personnes naturelles) est le certificat individuel demandé par votre employeur, lié à un rôle spécifique à un moment précis.
• VOG RP (rechtspersonen) est délivré à une entreprise, une association ou une fondation qui doit prouver qu'aucun élément répréhensible n'est enregistré à son encontre – lors de la soumission d'offres, de l'adhésion à un organisme professionnel ou de la conclusion de certains contrats. Justis vérifie l'entité et les personnes physiques qui la représentent : les administrateurs, les associés (vennoten) et aux actionnaires, et elle facture des frais distincts et plus élevés que pour le certificat individuel.

Aucun de ces certificats ne comporte de date d'expiration officielle, car chacun atteste d'une évaluation effectuée à une date précise – bien que les employeurs et les organismes de réglementation refusent généralement les documents datant de plus de trois mois. Les fondateurs et les dirigeants venant de l'étranger ont souvent besoin des deux.

Comment Justis évalue-t-il votre candidature ?

L'employeur initie la procédure et sélectionne un profil de vérification , correspondant aux domaines de risque pertinents pour le poste. Un comptable est ainsi vérifié pour les infractions financières ; un kinésithérapeute, pour les infractions de violence et les agressions sexuelles ; un chauffeur, pour les infractions routières et liées aux stupéfiants . Un même historique peut donc entraîner une vérification d'antécédents pour un poste et un refus pour un autre. Justis applique ensuite deux tests successivement.

Le critère objectif : l’infraction correspond-elle au rôle ?

La première question est de savoir si votre casier judiciaire fait état d'une infraction qui, en cas de récidive , serait incompatible avec l'exercice de vos fonctions, compte tenu du risque pour la société. C'est le critère prévu à l'article 35 de la loi allemande sur la magistrature (Wjsg). Il est volontairement abstrait : Justis ne cherche pas à savoir si vous êtes susceptible de récidiver, mais seulement si l'infraction est de nature à être incompatible avec l'exercice de vos fonctions. Si ce critère n'est pas rempli, l'arrêté préfectoral est délivré et l'affaire est close.

Le critère subjectif : comment Justis le pondère-t-il ?

Même si le critère objectif est rempli, le refus n'est pas automatique. Justis met en balance l'intérêt de la société et le vôtre, en tenant compte de la fréquence de vos démêlés avec la justice, de la gravité de l'infraction, du temps écoulé, de votre âge au moment des faits et des circonstances. C'est à ce stade que la demande est acceptée ou rejetée, et que les preuves et les arguments sont les plus importants.

À quelle époque Justis semble-t-il remonter ?

Le régime de justice (Justis) n'examine pas l'ensemble de votre vie, mais une période définie, appelée période de référence ( terugkijktermijn ), qui court à compter de la date de la décision. La période standard prévue par le règlement VOG-NP-RP 2024 est de quatre ans. Pour certains postes et certaines infractions, comme les infractions sexuelles, le régime autorise le régime de justice à remonter plus loin dans le temps ; une ancienne condamnation peut donc être prise en compte pour un poste de ce type.

Justis utilise les données judiciaires conservées aux Pays-Bas : le Justitieel Documentatiesysteem. Pour un petit nombre de rôles, un certificat distinct basé sur les données de police, le VOG P, est requis.

Une condamnation à l'étranger est-elle prise en compte ?

Que voit Justis par défaut ?

Le système néerlandais enregistre les condamnations prononcées par les tribunaux néerlandais. Si vous n'avez jamais été poursuivi aux Pays-Bas, une recherche dans ce système ne donnera aucun résultat. C'est pourquoi de nombreux ressortissants étrangers condamnés à l'étranger obtiennent un certificat de non-lieu (VOG) sans difficulté : non pas que la condamnation ait été effacée, mais simplement qu'aucun élément pertinent n'ait été trouvé.

Qu’en est-il d’une condamnation dans un autre pays de l’UE ?

Ce n'est pas tout. Justis peut consulter l'ECRIS, le Système européen d'information sur les casiers judiciaires, par lequel les États membres de l'UE échangent des informations sur les antécédents judiciaires. Grâce à l'ECRIS, l'État membre dont vous possédez la nationalité détient le casier judiciaire de toutes les condamnations prononcées contre vous dans l'Union et le communique sur demande, y compris à des fins non pénales comme la vérification des antécédents professionnels. Ainsi, si vous êtes ressortissant de l'UE, une condamnation prononcée dans un autre État membre peut être transmise à Justis.

Un instrument connexe, ECRIS-TCN, créé par le règlement (UE) 2019/816, identifie les États membres qui détiennent des casiers judiciaires concernant les ressortissants de pays tiers condamnés au sein de l'UE. Il permet l'échange de ces données, notamment à des fins de vérification des antécédents judiciaires, de sorte qu'une condamnation prononcée ailleurs dans l'UE peut être transmise à Justis même si vous ne possédez pas de nationalité européenne.

Qu’en est-il d’une condamnation hors de l’UE ?

Dans ce cas précis, la portée est véritablement limitée : il n’existe pas d’échange automatique équivalent avec la plupart des États non membres de l’UE, et une telle condamnation n’apparaît généralement pas d’elle-même dans le système judiciaire néerlandais. Elle peut toutefois s’avérer pertinente dans deux cas : si les faits sous-jacents ont également fait l’objet de poursuites aux Pays-Bas, ou si l’on vous demande de produire un certificat de bonne conduite délivré par ce pays et que celui-ci révèle des éléments pertinents.

Avez-vous également besoin d'un certificat de votre propre pays ?

Deux situations sont constamment confondues et doivent être distinguées.

• L'employeur ou l'organisme de réglementation pose la question. C’est le cas le plus fréquent. Un employeur néerlandais, un organisme professionnel ou une autorité de régulation sectorielle peut demander un certificat couvrant les années passées à l’étranger, en plus du certificat de résidence permanente néerlandais (VOG). Il s’agit d’une obligation contractuelle ou réglementaire, et non d’une exigence de Justis.
• Justis demande. Bien moins souvent que ne le pensent les ressortissants étrangers. Le formulaire de demande standard de Justis et les instructions destinées aux demandeurs non enregistrés aux Pays-Bas ne requièrent que le formulaire lui-même, un justificatif du motif de la demande, une copie d'une pièce d'identité et une preuve de paiement ; aucun certificat de bonne conduite étranger n'est exigé. Le règlement publié, le Beleidsregels VOG-NP-RP 2024, ne précise pas non plus les cas dans lesquels Justis en fait la demande. Par conséquent, toute demande de certificat étranger doit être considérée comme émanant de l'employeur ou de l'autorité de régulation, jusqu'à preuve du contraire par écrit de la part de Justis, et il convient d'en vérifier le fondement avant d'engager des démarches et des frais pour l'obtenir.

Pour une profession réglementée, un document équivalent délivré par l'autorité compétente de l'État d'origine peut être utilisé ou, si cet État ne délivre pas un tel document, une déclaration sous serment. Ces documents ne doivent pas dater de plus de trois mois au moment de leur présentation.

Comment faire reconnaître un certificat étranger ?

Un certificat étranger nécessite généralement une apostille si le pays émetteur est signataire de la Convention de La Haye, ou une légalisation complète auprès de l'ambassade ou du consulat des Pays-Bas dans le cas contraire. Pour une demande d'IND, tout document rédigé dans une langue autre que le néerlandais, l'anglais, le français ou l'allemand doit être traduit par un traducteur assermenté. Dans certains pays, cette procédure est plus longue que l'ensemble de la procédure néerlandaise de VOG.

Quel est le lien entre un VOG et votre permis de séjour ?

Les ressortissants étrangers pensent souvent, à tort, qu'un refus de visa de travail (VOG) met en péril leur titre de séjour, ou que la possession d'un titre de séjour garantit l'obtention d'un VOG. Ces deux suppositions sont erronées. Il s'agit de décisions distinctes, prises par des autorités distinctes, en vertu de législations distinctes, et elles divergent.

Tout demandeur de titre de séjour régulier signe une déclaration d'antécédents , indiquant s'il fait l'objet de poursuites aux Pays-Bas ou à l'étranger , s'il a déjà été condamné aux Pays-Bas ou à l'étranger , s'il a été impliqué dans des crimes internationaux graves, s'il fait l'objet d'une interdiction d'entrée en vertu d'un décret d'un État membre de l'UE ou de l'EEE ou de la Suisse, s'il a déjà fourni des informations inexactes et s'il a déjà séjourné illégalement aux Pays-Bas. Toute fausse déclaration constitue une infraction et peut entraîner le refus du titre de séjour.

L'IND prend donc connaissance des condamnations étrangères d'une source que Justis n'utilise pas : vous . D'où le résultat contre-intuitif qu'une condamnation étrangère peut être invisible pour Justis et pourtant parfaitement connue de l'IND.

Les services d'immigration appliquent un barème progressif : plus la durée de résidence légale est longue, plus l'infraction doit être grave pour que le titre de séjour soit retiré. Ce calcul est indépendant du profil de sélection utilisé pour le VOG (Validation of Gets).

Comment faire une demande, et combien ça coûte ?

En règle générale, vous ne pouvez pas entamer vous-même une demande de VOG : c’est l’employeur ou l’organisme demandeur qui doit effectuer la démarche. Certaines personnes exerçant une activité indépendante dans les secteurs de la santé, de la finance et du droit font exception.

• Parcours numérique. L'employeur soumet la demande via eHerkenning et sélectionne le profil de vérification ; vous recevez un courriel, vous vous connectez avec DigiD, vérifiez les détails et payez. Ce service est le moins cher et est exonéré de TVA. Il nécessite un compte DigiD et l'inscription au registre national de la population néerlandaise (BRP).
• Par l'intermédiaire de votre municipalité. Vous devez vous rendre à la mairie de votre lieu d'inscription muni du formulaire de l'employeur et d'une pièce d'identité valide. Les frais sont plus élevés que pour la procédure numérique.
• Non immatriculée aux Pays-Bas. Si vous n'êtes pas titulaire d'un BRP, vous devez adresser votre demande directement à Justis par courriel en joignant le formulaire pour non-résidents, une copie de votre passeport et une preuve de paiement. Les frais doivent être réglés avant le traitement de votre demande.

Les tarifs sont fixés par arrêté ministériel : la procédure numérique est la plus économique, une VOG pour une personne morale coûte plus cher, et les rôles désignés en vertu de l’article 35a de la loi allemande sur la magistrature (Wjsg) bénéficient d’un tarif réduit. Justis publie les montants en vigueur.

Les délais légaux de décision sont de quatre semaines pour un visa de résident permanent (VOG) destiné à une personne physique, portés à huit semaines en cas de refus, et de huit semaines pour un VOG destiné à une personne morale, portés à douze semaines en cas de refus (articles 37 et 38 de la loi allemande sur le visa de résident permanent (Wjsg)). En pratique, les demandes ordinaires sont généralement traitées en une à quatre semaines ; Justis indique que les demandes de non-résidents sont généralement traitées en quatre à huit semaines. Le certificat est délivré en néerlandais avec une brève note en anglais en bas de page ; une version anglaise complète nécessite une traduction certifiée conforme.

Que se passe-t-il si Justis a l'intention de refuser ?

Si Justis trouve des données judiciaires pertinentes, elle ne refuse pas immédiatement. Elle envoie un « voornemen tot afwijzing » , une notification écrite de son intention de refuser, en précisant les motifs. Vous disposez alors d'un court délai pour soumettre un « zienswijze » , une déclaration écrite de votre position, via MijnJustis ou par courrier.

Il s'agit du moment crucial de la procédure : Justis n'a formulé qu'une opinion provisoire. Une bonne analyse de la situation (zienswijze) aborde directement le critère subjectif : la date de l'infraction, les circonstances, les changements intervenus depuis, les raisons pour lesquelles elle ne correspond pas aux risques liés à ce poste et les éléments de preuve qui le justifient. En cas de condamnation étrangère, il convient également d'expliquer son contexte juridique, car l'infraction peut ne pas avoir d'équivalent néerlandais précis.

Que faire si le zienswijze ne fonctionne pas ?

Si Justis refuse votre demande malgré votre décision, vous pouvez former un recours ( bezwaar ) dans un délai de six semaines à compter de la date de la décision. Une audience a généralement lieu ensuite, au cours de laquelle vous pouvez exposer votre position en personne, et Justis statue alors sur le recours. Conformément à la loi, le délai de décision relatif à un recours court à compter de la fin du délai de recours initial ; Justis indique sur son site internet qu'elle vise à statuer sur un recours dans un délai de douze semaines à compter du refus. Si ce délai expire sans décision, vous pouvez engager une procédure de défaut ( ingebrekestelling ), ce qui relance l'instance. Si le recours est rejeté, vous pouvez faire appel devant le tribunal administratif dans un délai de six semaines, et en principe, vous pouvez également vous pourvoir en cassation devant l'Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.

La procédure de zienswijze prend quelques semaines ; les objections et les appels peuvent prendre plusieurs mois, période durant laquelle peu d'offres d'emploi survivent.

Quels secteurs vont plus loin qu'un VOG ponctuel ?

Certains secteurs ne s'arrêtent pas à un seul certificat.

Garde d'enfants. Toute personne travaillant, résidant ou ayant une présence physique dans un établissement de garde d'enfants doit être titulaire d'une carte professionnelle d'emploi (VOG) valide, être inscrite au registre des personnes de la petite enfance (Personenregister Kinderopvang) et y être rattachée à son employeur. Le service de la protection de l'enfance (Justitiële Informatiedienst) vérifie en permanence si des informations incompatibles avec le travail auprès d'enfants ont été enregistrées. En cas de signalement, le service de la protection de l'enfance (DUO) en informe le service de la protection de l'enfance (GGD), la personne est mise en disponibilité et une nouvelle VOG est exigée par l'employeur ; à défaut, le contrat de travail prend fin.

Taxi. Un contrôle continu est appliqué aux conducteurs titulaires d'une carte de conducteur Kiwa. Un signal est envoyé à l'Inspection des transports (Inspectie Leefomgeving en Transport), puis à Kiwa, qui exige un nouveau certificat de vérification (VOG) ; sans ce certificat, la carte est retirée.

Éducation. Dans l'enseignement primaire, secondaire et professionnel supérieur, un certificat de compétences professionnelles (VOG) doit être présenté lors de la nomination et ne doit généralement pas dater de plus de six mois. Il n'existe pas d'obligation générale de vérification continue des antécédents dans l'éducation.

Que devez-vous vérifier en tant que candidat ?

• Le profil de sélection choisi par votre employeur dépend de Justis, qui ne teste vos antécédents qu'en fonction des risques liés à ce poste.
• Que vous soyez inscrit au BRP ou non : si ce n’est pas le cas, vous devez vous adresser directement à Justis en utilisant le formulaire pour non-résidents.
• Avant d'en payer un, vérifiez si Justis exige un certificat étranger, ou seulement l'employeur ou l'organisme de réglementation.
• Que votre déclaration d'antécédents IND soit complète et véridique, quoi qu'une vérification VOG puisse révéler.
• La date limite pour un avis d'intention de refus est indiquée afin que votre déclaration de refus soit déposée à temps.

Que devez-vous vérifier en tant qu'employeur ?

• Veuillez sélectionner le profil de contrôle et la position appropriés dans la demande de vérification électronique.
• Que votre secteur exige un contrôle continu, comme dans la garde d'enfants (Personenregister Kinderopvang) et le travail de taxi.
• Pour un candidat étranger : il convient de vérifier si un certificat étranger est également requis et si votre demande est fondée sur une loi ou un règlement.
• Que le VOG soit suffisamment récent pour votre secteur, par exemple pas plus de six mois dans l'enseignement primaire.

Que pouvons-nous faire pour vous avec un VOG ?

Nos avocats pénalistes assistent les ressortissants étrangers et les employeurs dans le cadre des procédures de visa de travail chez Justis. Nous pouvons :

• évaluer quelles données judiciaires Justis peut consulter, y compris les condamnations dans d'autres États membres de l'UE ;
• rédiger votre zienswijze dans le délai imparti après notification d'intention de refus ;
• déposer une objection (bezwaar) dans les six semaines suivant un refus et vous représenter à l'audience ;
• faire appel devant le tribunal administratif si l'objection est rejetée ;
• Vérifiez auprès de l'IND comment une condamnation étrangère affecte votre déclaration d'antécédents et votre permis de séjour.

Résumé

• Justis ne prend généralement en compte que les condamnations néerlandaises ; un casier judiciaire vierge aux Pays-Bas ne signifie pas en soi qu'une condamnation à l'étranger est invisible pour tous les contrôles effectués sur votre dossier.
• Les condamnations prononcées dans l'UE peuvent être transmises à Justis via ECRIS ou, pour les ressortissants de pays tiers, via ECRIS-TCN. Les condamnations prononcées hors de l'UE ne le sont généralement pas, sauf si les faits ont également fait l'objet de poursuites dans l'UE.
• Un certificat de bonne conduite étranger est généralement demandé par votre employeur ou l'organisme de réglementation, et non par Justis elle-même – vérifiez les conditions avant d'en obtenir un.
• Un refus de visa de tourisme et une décision de résidence de l'IND sont des tests distincts effectués par des autorités distinctes ; déclarez honnêtement vos affaires étrangères à l'IND, indépendamment de ce qu'un contrôle de visa de tourisme pourrait révéler.
• Si vous recevez une notification d'intention de refus, le délai de réponse est court et décisif : c'est le moment de répondre, pas celui d'attendre.

Foire aux questions