Plan de réintégration : contenu obligatoire et échéances applicables

Un plan de réintégration, formellement appelé plan d'action, est l'accord écrit conclu entre vous et votre salarié malade concernant les mesures que vous prendrez tous deux en vue de son retour au travail. Conformément à la loi relative à l'amélioration du dispositif de réintégration (Wet verbetering poortwachter), ce plan doit être établi au plus tard la huitième semaine d'arrêt maladie. À défaut, l'Agence d'assurance des employés (UWV) peut vous contraindre à continuer de verser le salaire pendant une période pouvant aller jusqu'à 52 semaines supplémentaires.

Ce plan constitue à la fois un outil pratique et votre principal justificatif. Aux alentours de la 93e semaine d'arrêt maladie, l'UWV évalue, sur la base de votre dossier de réintégration, si vous et votre employé avez pris les mesures nécessaires.

Quelles règles s'appliquent lorsqu'un employé est malade pendant une longue période ?

En cas d'arrêt maladie d'un salarié, vous devez continuer à lui verser au moins 70 % de son salaire pendant une durée maximale de 104 semaines (article 7:629 du Code civil néerlandais, BW) et vous devez œuvrer activement à son rétablissement. Vos obligations sont précisées à l'article 7:658a BW et celles du salarié à l'article 7:660a BW.

La loi Gatekeeper Improvement Act, en vigueur depuis 2002, a formalisé ces obligations en un processus précis assorti de délais, défini dans le Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar. L'objectif est d'éviter que les salariés ne perçoivent des allocations d'invalidité au titre de la loi Work and Income (Capacity for Work) Act (WIA) alors qu'un retour au travail serait possible.

La première année, l'employeur doit verser au moins le salaire minimum ; de nombreuses conventions collectives et contrats prévoient le versement de 100 % du salaire minimum la première année et un pourcentage inférieur la seconde. Pour plus d'informations sur le cadre général, veuillez consulter notre aperçu du droit du travail néerlandais.

À quoi ressemble le calendrier de réintégration ?

La chronologie débute le premier jour de la maladie et comporte des moments précis. En manquer un n'est pas automatiquement fatal, mais chaque oubli doit être justifié ultérieurement.

• Semaine 6 : le médecin du travail (bedrijfsarts) ou le service de santé au travail établit une analyse du problème (probleemanalyse), décrivant ce que l'employé peut et ne peut pas faire et les perspectives de rétablissement.
• Semaine 8 : vous et le salarié élaborez ensemble le plan d’action, en vous basant sur l’analyse du problème. Vous désignez également un gestionnaire de cas qui supervisera le processus.
• Au moins toutes les six semaines : vous et l’employé évaluez les progrès et ajustez le plan si nécessaire.
• Semaine 42 : vous déclarez la maladie de longue durée à l'UWV (ziekmelding).
• Semaine 52 : vous effectuez l’évaluation de première année (eerstejaarsevaluatie), dans laquelle vous évaluez les résultats obtenus jusqu’à présent et déterminez l’objectif de réintégration pour la deuxième année.
• Semaine 88 : L’université UWV vous envoie, ainsi qu’à l’employé, une lettre concernant la demande d’allocation WIA. L’employé doit déposer sa demande dans les six semaines suivant la réception de cette lettre.
• Semaine 93 : l'employé fait une demande de prestations WIA, en joignant le rapport de réintégration (re-integratieverslag) que vous préparez ensemble.

Le médecin du travail met également à jour l'analyse du problème chaque fois que la situation évolue de manière significative. Vous devez tenir un dossier de réintégration complet, contenant tous les rapports, plans, évaluations et la correspondance.

Que doit contenir le plan d'action ?

Le plan définit l'objectif de la réintégration, les actions concrètes à entreprendre pour l'atteindre et les responsabilités de chacun. Il doit être élaboré conjointement, idéalement signé par les deux parties, et s'appuie sur l'avis du médecin du travail.

En pratique, un bon plan contient au moins :

• l’objectif de réintégration, par exemple un retour au travail initial du salarié, un travail adapté ou un autre travail au sein ou en dehors de l’entreprise
• les activités et interventions convenues, telles que l'augmentation progressive des heures de travail, les aménagements du lieu de travail, la formation ou le traitement
• le calendrier et les moments d'évaluation
• le nom du gestionnaire de cas et les accords relatifs aux contacts entre l'employeur et l'employé

Si vous et l'employé ne parvenez pas à vous entendre sur le plan, consignez vos positions respectives et, si nécessaire, demandez l'avis d'un expert de l'Université de Virginie-Occidentale (UWV). Un plan non signé et non évalué affaiblira votre position ultérieurement.

Le plan d'action doit être établi dans les deux semaines suivant l'analyse du problème par le médecin du travail (article 4 du Règlement relatif aux procédures de première et deuxième année de travail). Si le médecin du travail émet de nouveaux avis en raison d'une évolution de la situation, le plan est adapté en conséquence, en concertation avec le salarié.

Votre employé peut-il contester l'avis du médecin de l'entreprise ?

Oui. Le salarié peut demander un deuxième avis auprès d'un autre médecin du travail. Le médecin du travail est tenu d'accéder à cette demande, sauf en cas de motifs impérieux s'y opposant (article 14(2)(g) de la loi sur les conditions de travail, Arbeidsomstandighedenwet).

Veuillez respecter les règles de confidentialité. En tant qu'employeur, vous n'êtes pas autorisé à vous renseigner sur le diagnostic ou les informations médicales de l'employé, ni à les consigner ; seul le médecin du travail est habilité à y avoir accès. Le plan de traitement et le dossier doivent décrire les limitations et les possibilités, et non la maladie elle-même.

Quelles sont vos obligations en tant qu'employeur ?

Il vous incombe de gérer le processus de réintégration. Conformément à l'article 7:658a du Code civil allemand (BW), vous devez prendre toutes les mesures raisonnables pour permettre au salarié de reprendre son poste ou, si cela s'avère impossible, d'occuper un autre emploi convenable.

En pratique, cela signifie que vous :

• Consultez un médecin du travail ou un service de santé au travail et suivez ses recommandations, ou documentez les raisons de votre départ.
• Élaborer un plan d'action avec le salarié et l'évaluer régulièrement.
• proposer des aménagements du lieu de travail, des horaires de travail ou des tâches lorsque cela est raisonnablement possible
• Si le poste actuel de l'employé n'est plus envisageable, recherchez d'autres opportunités de travail au sein de votre organisation.
• Commencez à chercher du travail auprès d'un autre employeur suffisamment tôt si un retour interne n'est pas réaliste.
• conserver un dossier de réintégration complet

Vous prenez en charge les coûts liés à la réinsertion, notamment ceux d'un organisme de réinsertion, de la formation et de l'accompagnement à la recherche d'emploi. Un investissement insuffisant dans la réinsertion est l'une des causes les plus fréquentes de sanctions salariales.

Quelles sont les obligations de l'employé ?

Le salarié doit coopérer activement à sa réinsertion. Conformément à l'article 7:660a du Code civil allemand (BW), il doit suivre les instructions raisonnables de son employeur et du médecin du travail, participer à l'élaboration, à l'évaluation et à l'ajustement du plan d'action, et effectuer le travail approprié qui lui est proposé.

Un travail approprié (passende arbeid) est un travail qui correspond aux forces et aux compétences du salarié et qui peut être raisonnablement exigé, compte tenu de facteurs tels que la formation, l'expérience professionnelle antérieure, le temps de trajet et le niveau de salaire. Il ne s'agit pas nécessairement de l'ancien emploi du salarié, et au cours des deux années, la définition d'un travail approprié s'élargit.

Si le salarié refuse sans motif valable, vous pouvez cesser de verser son salaire ou le suspendre, selon l'obligation non respectée (article 7:629(3) et (6) du Code civil allemand). Vous devez préalablement avertir le salarié par écrit et lui indiquer clairement vos attentes. Les mesures salariales doivent être prises rapidement et être proportionnées ; elles seront examinées avec attention par un tribunal. Pour en savoir plus sur les droits et obligations des salariés malades , consultez la section correspondante.

Quelle est la différence entre la piste 1 et la piste 2 ?

Voie 1 (voie 1) : réintégration au sein de votre propre organisation. Voie 2 (voie 2) : réintégration chez un autre employeur, à entamer dès qu’il apparaît clairement qu’un retour au sein de votre entreprise n’est pas envisageable.

La voie 1 est toujours le point de départ. On examine d'abord si le salarié peut reprendre son poste initial, éventuellement avec des aménagements de tâches, d'horaires ou de lieu de travail. Si cela s'avère impossible, on recherche un autre poste adapté au sein de l'organisation.

La voie 2 doit être mise en œuvre lorsque le médecin du travail conclut que le salarié ne retournera probablement pas travailler au sein de votre organisation. L'UWV attend cette décision au plus tard lors de l'évaluation de la première année, mais elle peut et doit intervenir plus tôt si le pronostic médical est clair dès le départ. Le lancement de la voie 2 n'entraîne pas la fin de la voie 1 : tant qu'une réintégration interne est possible, les deux voies sont maintenues.

Entamer la deuxième étape du processus de réinsertion professionnelle trop tard est l'une des causes les plus fréquentes de sanctions salariales. Cette étape consiste généralement à faire appel à un organisme de réinsertion qui accompagne le salarié dans sa recherche d'emploi, ses candidatures et sa formation. Votre participation active reste toutefois indispensable.

Comment l'Université de Virginie-Occidentale évalue-t-elle vos efforts de réintégration ?

Lorsque le salarié fait une demande d'allocation WIA vers la 93e semaine, l'UWV évalue le rapport de réintégration. Lors de cette évaluation initiale (poortwachtertoets), l'UWV vérifie si vous et le salarié avez entrepris les démarches nécessaires pour un retour au travail.

L'UWV vérifie si les délais ont été respectés, si les recommandations du médecin du travail ont été suivies, si la procédure 2 a démarré à temps et si les activités visaient réellement un retour au travail. Le dossier est déterminant. Ce qui ne peut être prouvé par écrit sera généralement considéré comme non réalisé par l'UWV.

Si l'UWV conclut que l'employé n'a pas suffisamment coopéré, elle peut refuser ou réduire l'allocation WIA. Si elle conclut que vous, en tant qu'employeur, avez manqué à vos obligations sans motif valable, elle applique une sanction salariale.

Que signifie une sanction salariale ?

En cas de suspension de salaire (loonsanctie), l'UWV prolonge jusqu'à 52 semaines la période pendant laquelle vous êtes tenu de verser les salaires (article 25(9) de la WIA). Durant cette période, vous versez le salaire au niveau applicable lors de la deuxième année d'arrêt maladie, et le salarié n'est pas encore éligible aux prestations de la WIA.

Profitez de ce délai supplémentaire pour rattraper le retard. Une fois la lacune corrigée, vous pouvez demander à l'UWV de réduire la sanction ; l'UWV vérifie alors si les étapes manquantes ont bien été effectuées. Les motifs de sanction habituels sont le non-respect des délais, le non-respect des recommandations du médecin du travail sans justification documentée, une procédure de deuxième niveau (voie 2) tardive ou superficielle, et un dossier incomplet.

Vous pouvez contester une sanction salariale auprès de l'UWV dans un délai de six semaines, puis faire appel devant le tribunal administratif. Un dossier solide constitue de loin la meilleure défense.

Quand peut-on demander l'avis d'un expert à l'UWV ?

Vous et le salarié pouvez solliciter l'avis d'un expert de l'UWV à tout moment pendant ces deux années, par exemple sur l'adéquation du poste proposé, l'aptitude du salarié à exercer son emploi ou l'efficacité de votre démarche de réinsertion. Cet avis n'est pas contraignant, mais il est pris en compte par les tribunaux et permet souvent de débloquer une situation.

Des frais s'appliquent à la demande. Si vous et le salarié portez l'affaire devant les tribunaux concernant le salaire pendant un arrêt maladie, le salarié doit en principe joindre à sa demande une expertise (article 7:629a du Code civil allemand).

Peut-on licencier un employé en arrêt maladie ?

En principe non. Pendant les 104 premières semaines de maladie, vous ne pouvez pas donner de préavis de licenciement pour cause de maladie (article 7:670 BW), et l'UWV n'accordera pas de permis de licenciement pour incapacité de longue durée avant que les deux ans ne se soient écoulés.

Il existe des exceptions. L'interdiction ne s'applique pas si le salarié est tombé malade après réception d'une demande de licenciement par l'Université de Virginie-Occidentale (UWV), ou pendant une période d'essai valide. Un licenciement immédiat pour un motif urgent sans lien avec la maladie, tel qu'un vol, demeure possible. Le tribunal peut résilier le contrat pour un autre motif que la maladie, mais uniquement si la demande est sans rapport avec celle-ci.

Un contrat à durée déterminée prend fin de plein droit à la date convenue, même en cas de maladie. Un contrat de travail peut également être rompu par consentement mutuel dans le cadre d'une transaction, mais en cas de maladie, cette rupture comporte des risques pour les prestations du salarié, et l'UWV examine attentivement ce type d'accords.

Après 104 semaines, vous pouvez demander à l'UWV l'autorisation de licencier le salarié pour incapacité de travail de longue durée, à condition qu'une réintégration sous 26 semaines ne soit pas prévue et qu'aucun poste adapté ne soit disponible. Vous devrez alors verser l'indemnité de transition (transitievergoeding), mais vous pouvez demander à l'UWV de la prendre en charge au titre du régime d'indemnisation pour incapacité de travail de longue durée. Pour plus d'informations sur la rupture du contrat de travail, consultez notre guide sur les procédures de rupture du contrat de travail aux Pays-Bas.

Quel est le coût des arrêts maladie de longue durée pour votre entreprise ?

Les principaux coûts comprennent jusqu'à deux ans de salaires, les mesures de réinsertion professionnelle et le remplacement du personnel ; une sanction salariale peut s'élever jusqu'à 52 semaines de salaire. Par la suite, la contribution à l'assurance chômage est partiellement différenciée selon l'employeur, et l'employeur qui supporte lui-même le risque lié à l'assurance chômage (eigenrisicodrager) verse l'indemnité aux anciens salariés pendant une durée maximale de dix ans. Si vous disposez d'une assurance invalidité (verzuimverzekering), vérifiez les mesures de réinsertion professionnelle prévues par votre contrat.

Que devez-vous vérifier en tant qu'employeur ?

Réfléchissez du point de vue de la fin : un évaluateur de l’UWV consultera votre dossier vers la 93e semaine sans vous connaître ni connaître votre employé. Vérifiez les points suivants :

• L’analyse du problème (semaine 6) et le plan d’action (semaine 8) ont-ils été réalisés à temps, et une évaluation est-elle effectuée au moins toutes les six semaines ?
• Les accords issus de chaque évaluation sont-ils envoyés par écrit à l'employé, avec une demande de réponse si le résumé est erroné ?
• Si vous avez dévié de l'avis du médecin du travail, la raison a-t-elle été consignée à l'époque ?
• Avez-vous documenté les postes internes que vous avez envisagés pour un poste approprié et expliqué pourquoi ils convenaient ou non ?
• Le cycle 2 a-t-il débuté sur la base d'une conclusion écrite du médecin de l'entreprise, au plus tard lors de l'évaluation de la première année à la semaine 52 ?
• Votre gestionnaire de dossier dispose-t-il de suffisamment de temps et d'autorité pour que le processus respecte le calendrier prévu ?

Que devez-vous vérifier en tant qu'employé ?

Votre droit au salaire, puis aux prestations WIA, dépend de votre coopération conformément à l'article 7:660a du Code civil allemand (BW). Vérifiez les points suivants :

• Avez-vous pris connaissance du plan d'action et l'avez-vous signé ? Reflète-t-il ce que vous pouvez réellement faire ?
• Assistez-vous à tous vos rendez-vous avec le médecin de l'entreprise et répondez-vous aux comptes rendus écrits des évaluations ?
• Si vous n'êtes pas d'accord avec le médecin de l'entreprise, avez-vous demandé un deuxième avis ou l'avis d'un expert de l'UWV ?
• Si un travail vous est proposé et que vous le jugez inadapté, avez-vous expliqué par écrit pourquoi ?
• Conservez-vous des copies du plan, des évaluations et de la correspondance relatives à votre propre demande d'indemnisation pour accident du travail (WIA) ?

La période de versement du salaire peut-elle être prolongée par accord ?

Oui. Vous et le salarié pouvez demander conjointement à l'UWV de reporter l'évaluation WIA (report volontaire), par exemple si le salarié est sur le point de reprendre son activité à temps plein. Vous continuez à verser le salaire pendant la période convenue ; la demande doit être faite avant que le salarié ne fasse sa demande d'allocation WIA.

Que pouvons-nous faire pour vous avec un plan de réintégration ?

Nos avocats spécialisés en droit du travail assistent les employeurs et les employés pendant les deux années d'arrêt maladie :

• Nous examinons le plan d'action et le dossier de réintégration au regard du Regeling procesgang avant l'UWV.
• Nous donnons des conseils sur les mesures salariales prévues à l'article 7:629 du BW lorsqu'un employé ne coopère pas.
• Nous demandons un avis d'expert de l'UWV (deskundigenoordeel) sur un travail approprié ou des efforts de réintégration.
• Nous rédigeons le recours contre la sanction salariale et le déposons auprès de l'UWV dans le délai de six semaines.
• Nous préparons la demande à l'UWV pour un permis de licenciement après 104 semaines et la demande d'indemnisation du paiement de transition.

Résumé

• Le plan d'action doit être établi avec le salarié avant la 8e semaine, sur la base de l'analyse du problème effectuée par le médecin du travail, et évalué régulièrement.
• Vous devez prendre toutes les mesures raisonnables en vue d'un retour au travail, d'abord au sein de votre organisation et, si cela n'est pas réaliste, auprès d'un autre employeur.
• L'employé doit coopérer et effectuer un travail convenable ; dans le cas contraire, vous pouvez interrompre ou suspendre son salaire après un avertissement écrit.
• L'UWV évalue votre dossier vers la semaine 93 et ​​peut imposer une sanction salariale allant jusqu'à 52 semaines si vous n'avez pas fait assez.
• Vous ne pouvez pas licencier un employé pour cause de maladie pendant les deux premières années ; ensuite, vous devez obtenir l’autorisation de l’UWV.

Foire aux questions